Vertraut von Finance-Teams
Monatsabschluss: ein wiederkehrender Engpass
Der Monatsabschluss hängt davon ab, wer gerade da ist und ob alle an alles denken
Mitten im Abschluss stellt sich heraus, dass ein Kollege seinen Teil noch nicht erledigt hat
Zahlen gehen raus, bevor der Abschluss formal geschlossen ist — kein Lock, kein Check, keine Sicherheit
Der Abschluss ist fertig, aber Sie haben keine Zeit mehr zu analysieren, was auffällt
Vom Abschluss bis zur Veröffentlichung in einer Kette
Struktur in jedem Abschlussprozess
Monat, Quartal oder Jahr — ein Template, immer dieselbe Arbeitsweise. Keine Überraschungen, keine übersehenen Schritte.
Zusammenarbeit auf Aufgabenebene
Jeder weiß, was zu tun ist, wo wir stehen und was bereits entschieden ist. Abstimmung und Audit-Trail am selben Ort wie die Arbeit.
Vom Abschluss bis zur Analyse bis zur Veröffentlichung
Close-Checkliste, automatische Abweichungsanalyse und Periodenveröffentlichung in einer durchgehenden Kette — ohne Export, ohne Übergaben.
Der Abschlussprozess selbst
Definieren Sie Ihren Monats-, Quartals- und Jahresabschluss einmalig als Template — mit Aufgaben, Deadlines, Abhängigkeiten und Automatisierungen — und verwenden Sie ihn jede Periode erneut. Automatisierungen starten erst, wenn die Aufgaben, von denen sie abhängen, abgeschlossen sind — die Reihenfolge ist gesichert, ohne dass jemand sie überwachen muss.
- Templates für Monat, Quartal und Jahr — einmal einrichten, jede Periode wiederverwenden
- Aufgaben mit Deadlines und Verantwortlichen — keine E-Mails oder mündlichen Absprachen
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben — Automatisierungen warten, bis Vorgänger fertig sind
- Funktioniert auf Entitäts- und konsolidierter Ebene
Zusammenarbeit und Dokumentation
Pro Aufgabe fügen Sie Arbeitsbeschreibungen und Dokumente zum Template hinzu, damit niemand bei jedem Abschluss neu suchen muss, wie etwas geht. Diskussionen laufen im Chat pro Aufgabe, und alles, was passiert — wer, wann, warum — wird automatisch im Audit-Trail festgehalten.
- Arbeitsbeschreibungen und Dokumente pro Aufgabe im Template
- Chat pro Aufgabe — Abstimmung mit Kollegen ohne E-Mail oder Slack
- Audit-Trail: wer hat was wann getan
- Wissen bleibt im System, nicht bei einer Person
Inventory adjustment WH-NL is booked, can we proceed?
Confirmed, signed off by operations. IC can start.
Smart Story — automatische Abweichungsanalyse
Sobald die Buchhaltung fertig ist, führt Smartbooks automatisch die Analysen durch und weist Sie auf das hin, was auffällt — statt dass Sie selbst suchen müssen. Standardanalysen laufen parallel: Transaction, Budget, Trend und Ratio Analysis. Nur Abweichungen oberhalb Ihrer eigenen Schwellenwerte landen auf Ihrem Schreibtisch — mit Dringlichkeitsbewertung, damit Sie wissen, wo Sie zuerst hinschauen müssen. Pro Abweichung wählen Sie: Buchungsfehler, erklären oder ignorieren — und die Erklärung bleibt für den Audit und für den nächsten Monat gespeichert.
- Vier Analysen automatisch: Transaction, Budget, Trend und Ratio
- Schwellenwerte, die Sie festlegen — kein Rauschen aus unwichtigen Differenzen
- Dringlichkeitsbewertung pro Abweichung zur Priorisierung
- Entscheidung pro Abweichung dokumentiert für den Audit-Trail
Entität, Konsolidierung und Veröffentlichung
Die Close-Checkliste funktioniert sowohl auf Entitätsebene als auch konsolidiert. Erst wenn alle Aufgaben erledigt sind, kann eine Periode veröffentlicht werden. Mit Reporting Period Management können Sie die Periode vor der Freigabe in einer Vorschau ansehen — so wissen Sie sicher, dass Konsolidierung und Reporting nur auf vollständig geprüften Daten laufen. Veröffentlichen nur Admins.
- Close auf Entitäts- und konsolidierter Ebene
- Reporting Period Management: Vorschau vor der Veröffentlichung
- Veröffentlichung nur durch Admins — abgesicherter Prozess
- Reports laufen immer auf veröffentlichten, geprüften Daten
"Ein Monatsabschluss sollte kein Projekt sein, das jedes Mal aufs Neue improvisiert wird. Mit einem festen Prozess, automatischer Abweichungsanalyse und kontrollierter Veröffentlichung wird der Abschluss endlich, was er immer hätte sein sollen: ein verlässlicher Zyklus statt eines Sprints."
Direkte Anbindung an Exact Online, Exact Globe, Twinfield, AFAS und Odoo.
Häufig gefragt zu monatsabschluss
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