De ontwikkelingen op het gebied van AI verrassen ons nog bijna dagelijks. Zo verschijnen er inmiddels AI-actrices en nieuwslezers die nauwelijks van echt te onderscheiden zijn. AI vindt zijn weg in steeds meer vakgebieden – en het is duidelijk dat ook de finance functie fundamenteel zal veranderen.
Veel organisaties zetten AI al in om de financiële administratie efficiënter en nauwkeuriger te maken. Maar is AI ook volwassen genoeg om complexere business control-werkzaamheden over te nemen? Kun je AI al betrouwbaar en consistent inzetten voor taken als:
- Controleren van de cijfers en afsluiten van de maand
- Uitvoeren van variantieanalyses en geven van verklaringen
- Opstellen van maandelijkse managementrapportages
- Maken van een directe 13-weekse cashflowprognose
- Beantwoorden van ad-hoc vragen
- Geven van proactief advies aan de business
Veel finance professionals experimenteren met AI om dit soort taken te ondersteunen. Daarbij blijkt al snel dat er nog beperkingen zijn. AI hallucineert soms nog (verzint dingen) en de resultaten zijn niet altijd consistent – stel drie keer dezelfde complexe vraag, en je krijgt drie verschillende antwoorden. Bovendien heeft AI niet vanzelf toegang tot alle relevante informatie, zoals de bedrijfscontext die medewerkers wel kennen maar die niet in systemen is vastgelegd.
Stap 1 – Breng de basisdatabronnen op orde
Een AI is slechts zo goed als de data en informatie die beschikbaar is. Zorg dus dat je financiële administratie en andere relevante databronnen betrouwbaar, volledig en up-to-date zijn.
Als dat bij jullie nog niet het geval is, begin dan daar. Zonder goede basisdata kan een business controller het werk niet goed doen – en een AI ook niet.
Heb je niet de juiste expertise in huis om dit op te zetten? Overweeg dan het tijdelijk inhuren van een fractional CFO. Wij kunnen je desgewenst helpen bij het vinden van iemand die goed bij jouw organisatie past.
Een solide datagrondslag is de voorwaarde om de volgende stap – het structureren en verrijken van de data – effectief te kunnen uitvoeren.
Stap 2 – Structureer, controleer en verrijk de data
De data in de financiële administratie is voor een business controller zelden voldoende om zijn werk goed te doen. Daarom ontstaan er op veel financeafdelingen talloze Excel-bestanden om data te structureren en verrijken. Dat is begrijpelijk, maar niet ideaal.
Wil je AI effectief en betrouwbaar inzetten, dan moet deze toegang hebben tot goed gestructureerde en verrijkte data. Gefragmenteerde Excels zijn daarvoor geen geschikte oplossing. Wat je nodig hebt is een professioneel financeplatform dat data samenbrengt, controleert en aanvult met onder andere:
- Niet-financiële KPI’s (zoals omzet per FTE of aantallen per product)
- Gestandaardiseerde subtotalen en ratio’s (bijv. brutomarge, EBIT, marge per productgroep)
- Geconsolideerde resultaten en intercompany-eliminaties
- Businessmodellogica en budgetten (voor variantieanalyses en prognoses)
- Bedrijfscontext, zoals historische variantieverklaringen
Een goed systeem automatiseert een groot deel van dit proces. Denk aan het combineren van databronnen, het consolideren van meerdere BV’s en het opstellen van een business-P&L, balans en cashflow (meestal anders dan in het boekhoudsysteem). Zelfs de maandafsluiting kan grotendeels, met behulp van AI, geautomatiseerd worden.
Door deze stap goed in te richten, leg je de basis voor stap 3: het daadwerkelijk toepassen van AI binnen je businesscontrolprocessen.
Stap 3 – Pas AI slim en selectief toe
Sommige mensen zien AI als een wondertool: stel een complexe vraag, en het systeem komt vanzelf met een goed antwoord. In de praktijk werkt dat alleen bij eenvoudige taken. Voor complexere businesscontrolactiviteiten is een meer doordachte aanpak nodig.
AI is niet de juiste oplossing voor elk probleem. Breng daarom eerst het proces van de betreffende financetaak in kaart. Je zult merken dat sommige stappen exact en rekenkundig zijn – die kun je beter met traditionele logica automatiseren. Andere stappen vereisen informatie en context die niet in systemen beschikbaar zijn; daar heb je een human-in-the-loop nodig.
Dan blijven er stappen over waar AI wél de beste oplossing biedt. Maar ook dan is het meestal niet effectief om met één enkele prompt het hele probleem op te lossen. Vaak bereik je een hogere kwaliteit en betrouwbaarheid door een taak op te delen in meerdere eenvoudigere prompts, bijvoorbeeld:
- Controleer de vraag: Is de vraag duidelijk? Zo niet, vraag om toelichting.
- Bepaal de informatiebehoefte: Welke data is nodig om te kunnen antwoorden?
- Beantwoord de vraag: Gebruik de beschikbare data om een antwoord te formuleren.
- Controleer het resultaat: Controleer het antwoord op consistentie en hallucinaties.
Door AI op deze manier in te zetten, verhoog je de betrouwbaarheid, controleerbaarheid en consistentie aanzienlijk.
Hoe pas je dit toe in de praktijk?
Met deze drie stappen weet je wat er nodig is – maar hoe breng je dit nu in de praktijk? Er zijn tegenwoordig diverse betaalbare generieke data-, integratie- en AI-oplossingen beschikbaar. Daarmee kun je in principe alles zelf opzetten, bijvoorbeeld door Power BI, n8n en OpenAI te combineren. Hoewel deze generieke tools dankzij hun schaal relatief goedkoop zijn, lopen de project- en onderhoudskosten dan snel op en kost het veel tijd om alles goed werkend te krijgen en te houden.
Een veel snellere, eenvoudigere en uiteindelijk goedkopere aanpak is het kiezen voor een gespecialiseerde oplossing. Deze tools zijn door hun kleinere schaal in aanschaf vaak duurder dan generieke alternatieven, maar dat verdien je gemakkelijk terug doordat je nauwelijks opstart- en onderhoudskosten hebt. Daarnaast biedt een gespecialiseerde tool veel meer toegevoegde waarde voor de business controller dan je zelf zou kunnen realiseren met generieke tools.
De rol van Smartbooks.ai
Smartbooks.ai is een gespecialiseerde tool die zich volledig richt op stap 2 en 3: het structureren, controleren en verrijken van data, en het slim toepassen van AI binnen finance. Zo helpen wij finance teams om AI als structureel onderdeel van hun businesscontrolproces te gebruiken.
Wil je meer weten over hoe wij hieraan invulling geven, plan dan een afspraak met ons in – we beantwoorden graag al je vragen.