Smartbooks AI B.V. ("Smartbooks", "wij", "ons" of "onze") wil u informeren over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. In deze Privacy & Cookie Notice leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, gebruiken en delen.
Persoonsgegevens betekent alle gegevens die betrekking hebben op een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd op basis van die informatie. Dit kan informatie omvatten zoals namen, contactgegevens, (online) identificatiegegevens, online identifiers of andere kenmerken die specifiek zijn voor die persoon.
Deze Privacy & Cookie Notice is van toepassing wanneer u onze websites of evenementen bezoekt, of onze oplossingen en andere diensten gebruikt die naar deze notice verwijzen of er een link naar weergeven ("Diensten"). Deze Privacy & Cookie Notice kan worden aangevuld of vervangen door aanvullende privacyverklaringen of voorwaarden die u van tijd tot tijd worden verstrekt.
Wie wij zijn
Persoonsgegevens die aan Smartbooks worden verstrekt of door Smartbooks worden verzameld via onze website worden beheerd door Smartbooks AI B.V., een vennootschap opgericht naar Nederlands recht, statutair gevestigd aan de Haarlemmerweg 331A, 1051 LH Amsterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89636171.
Voor vragen over uw persoonsgegevens verwijzen wij u naar de sectie 'Hoe u contact met ons kunt opnemen' hieronder.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Het type persoonsgegevens dat wij verzamelen, hangt af van uw relatie met ons en de Diensten die wij aan u leveren. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens over u verzamelen:
- Naam en contactgegevens, zoals voor- en achternaam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
- Werkgerelateerde informatie, zoals functietitel en andere informatie over werk of opleiding;
- Accountgegevens, zoals wachtwoorden en andere beveiligingsinformatie voor authenticatie en toegang;
- Financiële informatie, zoals bankrekening-, creditcard- en debitcardnummers voor de verwerking van betalingen;
- Gebruiksinformatie, zoals gedragsinformatie over hoe u door onze Diensten navigeert;
- Computer-, apparaat- en verbindingsinformatie, zoals IP-adres, browsertype en -versie en locatie;
- Audio- en visuele informatie, zoals uw stem en beeld zoals vastgelegd in foto's, video- of audio-opnamen;
- Alle andere informatie die door u wordt gedeeld via onze websites, apps, webshops en andere producten en diensten.
Hoe wij persoonsgegevens verzamelen
- Directe interacties, zoals wanneer u zich registreert voor onze Diensten of een aankoop doet;
- Gegevens van derden, zoals informatie op websites van derden of andere informatie die u openbaar heeft gemaakt;
- Geautomatiseerde tracking-technologieën, zoals informatie die automatisch wordt verzameld over uw interactie met onze Diensten via cookies, weblogs, beacons en internettags.
Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken
De persoonsgegevens worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en mogen alleen verder worden gebruikt voor wettelijke of andere legitieme doeleinden. Wij verwerken persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen, voor naleving van een wettelijke verplichting of met uw gegeven toestemming.
Onze verwerkingsdoeleinden omvatten:
- Het registreren van gebruikers in Smartbooks;
- Het beantwoorden van gegevensverzoeken;
- Het beheren van licenties, facturatie en herinneringen;
- Het beantwoorden van gebruikersvragen via ons supportplatform;
- Het informeren van gebruikers over wijzigingen in onze producten en diensten;
- Het uitnodigen van gebruikers voor evenementen en trainingen;
- Andere algemene bedrijfsondersteunende doeleinden, waaronder HR, inkoop, financieel en fiscaal beheer, risico- en compliancebeheer, en externe rapportage.
Het delen van uw persoonsgegevens
Om u de best mogelijke Diensten te kunnen leveren, kunnen wij bepaalde informatie intern of met geselecteerde derden delen. Partijen waarmee wij gegevens kunnen delen zijn onder andere:
- onze dienstverleners, bijv. voor het beheren of hosten van diensten;
- organisaties die betrokken zijn bij bedrijfsoverdrachten;
- andere partijen, bijv. voor externe audits, compliance en risicobeheer;
- overheden en toezichthouders, zoals vereist onder de toepasselijke wetgeving.
Het gebruik en de overdracht door Smartbooks van informatie ontvangen van Google API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Wij delen geen gebruikersgegevens met derde tools, inclusief AI-modellen.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van onze verplichtingen, en voor de tijd die nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor de informatie is verzameld, in overeenstemming met ons gegevensbewaarbeleid en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen
Om een passend beveiligingsniveau te waarborgen hebben wij geavanceerde technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd. In het bijzonder beperken wij de toegang tot persoonsgegevens tot een 'need-to-know' basis.
Wat zijn uw rechten?
- Recht op inzage: het recht om een overzicht te krijgen van uw persoonsgegevens die wij verwerken.
- Recht op rectificatie: het recht om ons te vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
- Recht op verwijdering: het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens verwijderen voor zover toegestaan door de wet.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens rechtstreeks aan u over te dragen.
- Recht op beperking van de verwerking: het recht om te verzoeken dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken of stopzetten.
- Recht van bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Intrekking van toestemming: het recht om uw toestemming voor de verwerking op elk moment in te trekken.
Het gebruik van cookies
Wij gebruiken cookies om onze websites te optimaliseren en het websiteverkeer te analyseren. Soms gebruiken wij, na uw uitdrukkelijke toestemming, cookies van derden voor marketing- en social-media-doeleinden.
Zie ons Cookiebeleid voor meer details.
Links naar andere websites
Onze websites kunnen links bevatten naar andere Smartbooks- of websites van derden, die mogelijk privacy- en cookie-verklaringen hebben die afwijken van de onze. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verzameling, verwerking of openbaarmaking van persoonsgegevens via dergelijke websites.
Hoe u contact met ons kunt opnemen
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of om een van uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@smartbooks.ai of +31 85 303 9670.
Indien u meent dat wij niet adequaat reageren of het oneens bent met onze privacypraktijken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze notice
Van tijd tot tijd kunnen wij deze Privacy & Cookie Notice bijwerken. Bij wijzigingen voegen wij een nieuwe datum toe aan deze verklaring.
© Smartbooks AI B.V., versie 1.5, november 2023.