Ontwerp je boekhoudproces als een end-to-end proces voor snelle en betrouwbare maandelijkse financiële rapportages.
Het idee achter een end-to-end (E2E) proces is om een volledig overzicht te bieden van de bedrijfsresultaten, met de nadruk op elke stap van het proces, van begin tot eind. Deze aanpak helpt om de efficiëntie te verhogen, prestaties te verbeteren en ervoor te zorgen dat elke stap aansluit bij de doelen van het bedrijf. De belangrijkste voordelen van een E2E-benadering zijn:
- Gestroomlijnde bedrijfsvoering: Door onnodige stappen te schrappen en de focus te leggen op activiteiten die waarde toevoegen, kunnen bedrijven hun processen vereenvoudigen, kosten verlagen en de productiviteit verhogen.
- Verhoogde transparantie: Door het proces van begin tot eind te analyseren, worden inefficiënties, knelpunten en verbeterpunten makkelijker opgespoord.
- Betere samenwerking: Een E2E-aanpak bevordert de samenwerking tussen afdelingen, doordat de input, output en overdrachtspunten duidelijk zijn gedefinieerd.
Een specifiek end-to-end proces dat wordt gezien als een Best Practice is het Record-to-Report (R2R) proces. Dit proces richt zich op het optimaliseren van boekhoudkundige activiteiten om snelle, betrouwbare en nuttige financiële rapportages te kunnen maken.
Het Record-to-Report-proces ontwerpen
Wat houdt Record-to-Report precies in, en hoe ontwerp en voer je het uit? Hier zijn de vijf belangrijkste stappen van een R2R-proces:
- Vastleggen van financiële transacties: Zorg ervoor dat alle financiële transacties worden vastgelegd in een modern financieel- of ERP-systeem, bij voorkeur in een SaaS-oplossing die kan communiceren met andere software. Gebruik, indien mogelijk, één rekeningschema en gestandaardiseerde procedures voor alle entiteiten in je bedrijf. Stem met het financiële team af hoe transacties tijdig en nauwkeurig geregistreerd moeten worden.
- Definieer maandelijkse activiteiten: Zorg ervoor dat alle noodzakelijke gegevens beschikbaar en bijgewerkt zijn volgens de boekhoudregels en bedrijfsnormen. Combineer financiële gegevens met belangrijke KPI’s, zoals omzet per land of marge per productgroep, afhankelijk van je bedrijf.
- Verwerk intercompany-transacties: Registreer alle interne kosten en inkomsten op aparte rekeningen binnen het financiële systeem. Breng eventuele correcties aan in het systeem, zodat er één bron van waarheid is voor alle transacties en aanpassingen.
- Analyseer de financiële resultaten: Vergelijk de resultaten met het budget of de prognoses en onderzoek de oorzaken van eventuele afwijkingen.
- Rapporteer op een duidelijke manier: Maak gebruik van tabellen, grafieken en KPI’s om de huidige stand van zaken in het bedrijf helder te presenteren. Zorg voor verschillende rapportageformaten en details, afgestemd op zowel intern als extern gebruik.
Vereisten voor het Record-to-Report-proces
Het succes van een R2R-proces begint met een sterk fundament: een bekwaam team. De kennis en ervaring van je medewerkers zijn essentieel om een betrouwbaar boekhoudproces goed uit te voeren.
Daarnaast is een geavanceerd financieel systeem onmisbaar. Deze technologie vormt de ruggengraat van het R2R-proces en biedt de benodigde tools voor solide financiële operaties, analyses en rapportages. Met de juiste systemen kunnen bedrijven nauwkeurigheid waarborgen, efficiënter werken en beter onderbouwde beslissingen nemen.
Een ander cruciaal ingrediënt is de kwaliteit van de data. Nauwkeurige, tijdige en relevante gegevens zijn van levensbelang voor het R2R-proces. Te weinig of verkeerde data kunnen het proces frustreren. Aan de andere kant kan te veel data zorgen voor onnodig extra werk en een schijn van volledigheid geven zonder de echte waarde te verhogen. Daarom is het belangrijk om te focussen op topniveau KPI’s en op maat gemaakte financiële rapportages.
Conclusie
Kortom, een goed ontworpen en uitgevoerd Record-to-Report-proces is essentieel voor iedere financiële afdeling. Het vereist deskundige mensen, moderne technologie en hoogwaardige gegevens. Je kunt jouw financiële volwassenheid beoordelen met onze downloadbare gids met best practices.
Wil je meer weten? Bekijk dan ons webinar voor een overzicht van onze software en hoe wij je kunnen helpen. Of bekijk deze korte demo over maandafsluiting: Maandafsluiten demo