Vertrouwd door finance teams
Maandafsluiting: een terugkerend knelpunt
De maandafsluiting hangt af van wie er toevallig aanwezig is en of iedereen aan alles denkt
Halverwege de close ontdek je dat een collega zijn deel nog niet heeft gedaan
Cijfers de deur uit voordat de close formeel is afgesloten, geen lock, geen check, geen zekerheid
De close is klaar, maar je hebt geen tijd meer om te analyseren wat er opvallend is
Van afsluiting tot publicatie in één keten
Structuur in elk afsluitingsproces
Maand, kwartaal of jaar, één template, altijd dezelfde werkwijze. Geen verrassingen, geen gemiste stappen.
Samenwerking op taakniveau
Iedereen weet wat te doen, waar we staan en wat er al besloten is. Overleg en audit trail in dezelfde plek als het werk.
Van afsluiting tot analyse tot publicatie
Close-checklist, automatische variantie-analyse en periode-publicatie in één doorlopende keten, zonder export, zonder hand-overs.
Het afsluitingsproces zelf
Definieer je maand-, kwartaal- en jaarafsluiting eenmalig als template, met taken, deadlines, dependencies en automatiseringen, en hergebruik het elke periode. Automatiseringen worden pas getriggerd nadat de taken waar ze van afhangen zijn afgerond, zodat de volgorde geborgd is zonder dat iemand het hoeft te bewaken.
- Templates voor maand, kwartaal en jaar, eenmalig opzetten, elke periode hergebruiken
- Taken met deadlines en eigenaren, geen e-mails of mondelinge afspraken
- Dependencies tussen taken, automatiseringen wachten tot voorgangers klaar zijn
- Werkt op zowel entiteits- als geconsolideerd niveau
Collaboratie en documentatie
Per taak voeg je werkomschrijvingen en documenten toe aan het template, zodat niemand bij elke close opnieuw hoeft te zoeken hoe iets ook alweer moest. Discussies gebeuren in de chat per taak, en alles wat er gebeurt, wie, wanneer, waarom, wordt automatisch vastgelegd in de audit trail.
- Werkomschrijvingen en documenten meegegeven per taak in het template
- Chat per taak, overleg met collega's zonder e-mail of Slack
- Audit trail: wie heeft wat wanneer gedaan
- Kennis blijft in het systeem, niet bij één persoon
Voorraadcorrectie WH-NL geboekt, kunnen we doorzetten?
Check, getekend door operations. IC kan starten.
Smart Story, automatische variantie-analyse
Zodra de boekhouding klaar is, draait Smartbooks automatisch de analyses en wijst je op wat opvalt, in plaats van dat jij zelf moet gaan zoeken. Standaard analyses draaien parallel: Transaction, Budget, Trend en Ratio Analysis. Alleen varianties boven jouw eigen ingestelde thresholds komen op je bureau, met urgentiescore zodat je weet waar je eerst naar moet kijken. Per variantie kies je: boekingsfout, uitleggen, of negeren, en de verklaring blijft vast voor de audit en voor volgende maand.
- Vier analyses automatisch: Transaction, Budget, Trend en Ratio
- Thresholds die jij bepaalt, geen ruis van onbelangrijke verschillen
- Urgentiescore per variantie voor prioritering
- Beslissing per variantie vastgelegd voor audit trail
Entiteit, consolidatie en publicatie
De close-checklist werkt zowel op entiteitsniveau als geconsolideerd niveau. Pas wanneer alle taken zijn afgerond, kan een periode worden gepubliceerd. Met Reporting Period Management preview je de periode voordat hij live gaat, zo weet je zeker dat consolidatie en rapportages pas draaien op compleet gecontroleerde data. Alleen admins publiceren.
- Close op entiteitsniveau én geconsolideerd niveau
- Reporting Period Management: preview voordat je publiceert
- Publicatie alleen door admins, geborgd proces
- Rapportages werken altijd op gepubliceerde, gecontroleerde data
"Een maandafsluiting hoort geen project te zijn dat elke keer opnieuw geïmproviseerd wordt. Met een vast proces, automatische variantie-analyse en gecontroleerde publicatie wordt close eindelijk wat het altijd had moeten zijn: een betrouwbare cyclus, niet een sprint."
Koppelt direct met Exact Online, Exact Globe, Twinfield, AFAS en Odoo.
Meer over maandafsluiting
Veel gevraagd over maandafsluiting
Zie Smartbooks zelf in actie
Zie Smartbooks in actie — in 25 minuten
In ons on-demand webinar laten we stap voor stap zien hoe je consolidatie, rapportage en cashflow automatiseert.
- Demo in een echte multi-entity omgeving
- Hoe je je maandafsluiting met dagen verkort
- Praktijkvoorbeelden van finance teams zoals dat van jou
Gratis Whitepaper
Ontdek in ons whitepaper hoe AI de financiële sector transformeert en hoe jouw organisatie kan profiteren.