Hoe pakt jouw organisatie de periodieke werkzaamheden rondom de maandafsluiting aan? Kies je voor een soft close, hard close, fast close, of sla je de maandafsluiting liever over?
Het maandelijkse afsluiten van de boekhouding is een cruciale stap voor financiële transparantie en controle binnen een organisatie. Bedrijven kunnen kiezen uit verschillende afsluitmethoden, elk met specifieke voor- en nadelen.
- Een Soft Close biedt een snelle, voorlopige kijk op de cijfers, zonder dat elke post volledig wordt gecontroleerd. Je kunt dan ook nog correcties doorvoeren in vorige periodes.
- De Hard Close richt zich juist op nauwkeurigheid en betrouwbaarheid, wat vooral belangrijk is voor externe rapportages. Periodes worden dan ook echt afgesloten en eventuele correcties worden in de volgende periode geboekt.
- Sommige organisaties kiezen voor No Close, waarbij de maandelijkse afsluiting wordt overgeslagen om tijd te besparen. Dit kan echter leiden tot een zwaardere belasting bij de jaarafsluiting.
- Ten slotte is er de Fast Close, die snelheid combineert met een hoge mate van nauwkeurigheid. Deze aanpak vereist goed geoptimaliseerde processen, systemen en een ervaren finance team.
Soft Close
Bij een soft close worden de boeken voorlopig afgesloten om snel inzicht te geven in de financiële status. Niet alle posten hoeven volledig te worden gecontroleerd en geverifieerd.
Voordeel: Snelle inzichten zonder zware belasting van de administratie.
Nadeel: Onnauwkeurigheden kunnen aanwezig zijn, wat risico’s met zich meebrengt als beslissingen op deze gegevens worden gebaseerd.
Hard Close
Bij een hard close wordt de maand volledig afgesloten en zijn alle boekingen zorgvuldig gecontroleerd en geverifieerd. Deze cijfers zijn definitief en bedoeld voor externe rapportages.
Voordeel: Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid, essentieel voor rapportages en audits.
Nadeel: Tijdrovend en arbeidsintensief, vooral als er correcties of complexe boekingen nodig zijn.
Fast Close
Een fast close zorgt voor een snelle, maar betrouwbare afsluiting door processen te automatiseren en optimaliseren. Dit wordt vaak door beursgenoteerde bedrijven nagestreefd om beleggers snel inzicht te geven. Veel bedrijven streven ernaar om de cijfers op de vijfde werkdag van de nieuwe maand te presenteren.
Voordeel: Snel toegang tot betrouwbare cijfers, wat tijd bespaart en beslissingen versnelt. Het wekt ook vertrouwen bij investeerders.
Nadeel: Vereist gestroomlijnde processen, technologische investeringen en specifieke financiële kennis, wat uitstekend financieel management noodzakelijk maakt.
No Close
Sommige bedrijven kiezen ervoor om de maandafsluiting over te slaan, meestal om operationele redenen of omdat zij geen noodzaak zien om maandelijks de cijfers te bekijken.
Voordeel: Bespaart tijd en verlaagt de administratieve lasten gedurende het jaar.
Nadeel: Moeilijker om prestaties maandelijks te evalueren en bij te sturen. De administratie kan chaotisch worden, en de jaarafsluiting kan veel extra tijd vergen.
Welke methode jouw organisatie ook kiest, Smartbooks biedt ondersteuning bij alle soorten maandafsluitingen. Wel zouden wij als finance professionals de No Close optie niet aanraden!