Power BI is zonder twijfel een krachtige tool waarmee bedrijven data uit verschillende bronnen kunnen combineren en transformeren tot inzichtelijke dashboards en rapportages. Met zijn gebruiksvriendelijke interface, flexibiliteit en brede integratiemogelijkheden, is Power BI een favoriet voor operationele analyses, zoals omzet per product, voorraadbeheer en kostenoverzichten. Het is geen verrassing dat steeds meer bedrijven Power BI inzetten om hun data te visualiseren en analyseren.
Maar hoe goed is Power BI als het gaat om financiële consolidatie en rapportage? Hoewel het veel te bieden heeft, kent Power BI ook beperkingen die belangrijk zijn om te begrijpen. Voor bedrijven die serieus zijn over financiële rapportages, biedt de combinatie van Power BI met Smartbooks een ongeëvenaarde oplossing.
Aandachtspunten voor financiële rapportages met Power BI
Power BI is krachtig en flexibel, maar het is geen gespecialiseerd financieel systeem. Dit leidt tot een aantal uitdagingen als je direct in Power BI wilt consolideren en de financiële rapportages wilt maken:
- Managen van de vertrouwelijke financiële gegevens
Financiële data heeft een veel vertrouwelijker karakter dan operationele data. Het beheren van toegangsrechten voor financiële rapportages in Power BI kan complex zijn. - Gecontroleerd vrijgeven van cijfers
Als finance professional wil je de nieuwe cijfers pas vrijgeven voor het management team nadat de maandafsluiting is afgerond. Live weergave van financiële cijfers kan verwarrend of zelfs misleidend. Denk aan openstaande debiteuren die niet zijn afgeletterd of omzetcijfers terwijl niet alle facturen zijn verstuurd. - Presenteren in de business accountstructuur
De boekhouding is doorgaans ingericht volgens de logica van de accountant. Voor de beste bedrijfsinzichten wil je meestal een andere accountstructuur voor de V&W, Balans en Cashflow. Het ombouwen van deze structuren is in Power BI een serieuze uitdaging met vaak aanzienlijke kosten voor het inrichten en onderhouden hiervan. - Invoeren van Budget of Forecast is niet mogelijk
Power BI biedt geen invoerfunctionaliteit, wat betekent dat bedrijven vaak terugvallen op Excel voor budgetten en forecasts. Dit leidt tot extra stappen, zoals het inlezen van gegevens en het beheren van rapportagestructuren in meerdere systemen. En bij elke update van een budget of forecast moet het hele handmatige proces opnieuw doorlopen worden. - Veel technische en financiële expertise vereist
Het ontwikkelen van goede financiële rapportages in Power BI vereist diepgaande kennis en kan snel uitgroeien tot een complex en duur project. Dit vereist een interne Power BI specialist en/of externe consultants. Consolideren in Power BI is een uitdaging waar veel bedrijven op vastlopen. Zeker als de complexiteit van de consolidatie toeneemt (meer entiteiten, intercompany verschillen, sub-consolidatie, multi-currency) - Sterke afhankelijkheid van de maker
Financiële Excel modellen worden over tijd vaak steeds complexer, waarbij alleen de maker nog het overzicht heeft. En naarmate de complexiteit toeneemt groet ook het risico op fouten en de afhankelijkheid van de maker. Dezelfde risico’s loop je ook wanneer je zelf financiële modellen in Power BI gaat of laat maken.
Hoe Smartbooks je helpt met het gebruik van Power Bi voor financiële rapportages
Smartbooks biedt een innovatieve oplossing die perfect aansluit op de kracht van Power BI. De Smartbooks Power BI Connector maakt het mogelijk om financiële data op een gestructureerde, efficiënte en veilige manier te integreren in Power BI. Hiermee wordt het eenvoudiger dan ooit om financiële rapportages te maken die voldoen aan de hoogste eisen.
Belangrijkste voordelen van Smartbooks:
- Beheersing van data vrijgave aan Power BI
Nieuwe cijfers worden pas doorgegeven aan Power BI nadat de maandafsluiting is afgerond. En vertrouwelijke details, zoals salarissen en managementfees, kunnen worden afgeschermd. - Eenvoudig de wenselijke datastructuren instellen
In Smartbooks kun je eenvoudig de gewenste structuur voor de V&W, Balans en Cashflow specificeren. Inclusief nieuwe subtotalen en ratio’s zoals Bruto Marge of EBIT%. Alle Power BI rapportages staan daarna automatisch in de structuur die het beste inzicht geeft voor jullie bedrijf. - Geïntegreerde en dynamisch opgebouwde Budget en Forecast
Business model gedreven budgetten en forecasts kunnen direct binnen Smartbooks worden beheerd. Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten. Je hebt automatisch variantie analyses tussen de realisatie en het budget. En elke maand krijg je automatisch een update van de jaareinde prognose. - Geautomatiseerde consolidatie
In Smartbooks automatiseren wij jullie consolidatie eenvoudig en snel. Alle consolidatie rapportages zijn dan ook direct in Power BI beschikbaar. - Lage kosten en hoge betrouwbaarheid
Smartbooks is een gespecialiseerd financieel systeem met veel standaard ingebouwde logica. Daardoor zijn onze implementatiekosten factoren lager dan de projectkosten om hetzelfde in Power BI te realiseren. Is er veel minder onderhoud nodig en zijn de aangeleverde cijfers betrouwbaarder.
De perfecte combinatie: Power BI en Smartbooks
Power BI excelleert in flexibiliteit, visuele presentaties en het combineren van data uit verschillende bronnen. Smartbooks vult dit perfect aan door financiële data toegankelijk te maken op een manier die specifiek is afgestemd op de behoeften van jullie bedrijf. Samen bieden ze een krachtige oplossing voor bedrijven die zowel diepgaand financieel inzicht als operationele analyses willen combineren.
Met deze combinatie bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar zorg je ook voor consistentie, betrouwbaarheid en inzicht in al je data. Of het nu gaat om gedetailleerde financiële overzichten of strategische analyses met gecombineerde data, Power BI en Smartbooks helpen je om sneller en beter gefundeerde beslissingen te nemen.
Wil je meer weten over hoe de combinatie van Power BI en Smartbooks jouw financiële processen kan optimaliseren? Bezoek onze website op www.smartbooks.ai en ontdek de mogelijkheden!