Smartbooks is gemaakt voor organisaties die professioneel willen rapporteren, consolideren, analyseren en budgetteren.
Om Smartbooks snel en efficiënt in gebruik te nemen onderkennen we de volgende stappen.
1. Connect & kick-off
Het maken van een connectieve met de grootboek-administratie gaat via een connectie-menu in Smartbooks en duurt over het algemeen niet langer dan 5 minuten. Ook meerdere entiteiten kunnen in 1 keer gekoppeld worden. Een nieuwe klant kan deze connectie zelfstandig uitvoeren en de Smartbooks helpdesk krijgt een melding als een connectie tot stand is gebracht. Vervolgens wordt er een kick-off gepland waarin we bespreken wat de wensen zijn m.b.t. rapporteren consolideren en budgetteren, zodat we de implementatiestappen daarop aan kunnen passen.
2. Rapporten inrichten
Het Smartbooks support-team zorg voor het inrichten van rapportages voor de balans, verlies & winst en cashflow. Daarnaast worden KPIs geactiveerd voor bijvoorbeeld FTEs of andere operationele gegevens.
3. Consolidatie inrichten
Als er meerdere entiteiten zijn, wordt het consolidatieschema ingericht, eventueel met tussen-consolidaties en vreemde valuta omrekeningen. Ook op groepsniveau worden rapporten ingericht voor balans, verlies & winst en cashflow.
4. Budget inrichten
Bij het inrichten van de budgetmodule maken we onderscheid tussen top-down en bottom-up budgettering. Daarnaast is er een verschil tussen budgetteren van de verlies & winst, de balans en de cash flow.
Een top-down budget heeft als uitgangspunt het grootboekrekening schema en het Smartbooks support-team zorgt dat er op verschillende grootboekrekeningen of subtotalen gebudgetteerd kan worden. Hierbij kunnen diverse formules en seizoensinvloeden worden meegenomen.
Een bottom-up budget gaat uit van een bepaalde business logica waarbij zowel opbrengsten als kosten op basis van een business model worden ingericht. Op deze wijze kun je heel gedetailleerd opbrengsten, kosten, investeringen financieringen en verwachte inkomende en uitgaande betalingen plannen.
5. Fine-tunen & training
De laatste stap is om de puntjes op de ‘i’ te zetten, nadat gebruikers de inrichting van Smartbooks hebben getest. Ook wordt in deze stap de training gegeven aan gebruikers. In deze training wordt uitgelegd hoe je zelf aanpassingen kunt maken aan o.a. rapporten, grafieken en budgetteringsmodellen.
6. Support
Gedurende de implementatie, en uiteraard ook daarna, is het support-team via email en via webcalls beschikbaar om vragen te beantwoorden, aanpassingen te maken of problemen op te lossen.
Een snelle implementatie kan binnen een halve dag gereed zijn. Een complexe implementatie met meerdere entiteiten en meerdere budgetteringsmodellen kan enkele dagen duren, maar een implementatie is altijd klaar binnen en week.