Moet je verschillende operationele systemen koppelen aan je FP&A-oplossing?
Veel bedrijven streven naar een volledig geïntegreerd bedrijfs- en financieel planningsproces om de verschillen tussen gebudgetteerde en werkelijke prestaties te voorspellen en te rapporteren. In deze blog betogen we dat, hoewel het klinkt als een logisch en best practice doel, het daadwerkelijk integreren van meerdere systemen niet eenvoudig te realiseren of noodzakelijk is.
De 3 belangrijkste vragen achter de wens om meerdere systemen te integreren en met elkaar te verbinden zijn:
1. Kunnen we het ontstaan van informatiesilo’s voorkomen?
We moedigen het delen van informatie tussen afdelingen aan, om daarmee het ontstaan van geïsoleerde gegevens te vermijden. De vraag is welk niveau van gegevens moet worden gedeeld tussen afdelingen. Regelmatige communicatie tussen bijvoorbeeld de productieafdeling en de HR-afdeling over wervingsplannen voor geschoold technisch personeel is belangrijk, maar daarvoor is het niet noodzakelijk om een verbinding te maken tussen het HR-platform en de productieplanning. Als een afdeling zijn eigen operationele gegevens beheert en relevante datasets en KPI’s met de vereiste regelmaat deelt, zal er geen sprake zijn van geïsoleerde data, maar van data-uitwisseling op een functionele need-to-know-basis. Dit voorkomt ook dat partijen aan de ontvangende kant een data-overload krijgen.
2. Kunnen we volledigheid van data bereiken met de vereiste datakwaliteit?
Veel bedrijven stellen zichzelf deze vraag: hebben we een data lake nodig? Nou, dat hangt ervan af. Als je op dit moment niet volledig ongewis bent over de voortgang van d orgtanisatie, en je hebt geen prangende vragen die alleen uitgebreide datamining in een data lake kan oplossen, dan is een data lake waarschijnlijk niet nodig. Ook kan het hebben van meer gedetailleerde informatie je de illusie geven dat je met de extra gegevens betere analyses en voorspellingen kunt doen, maar meer gegevens verbeteren niet noodzakelijkerwijs de nauwkeurigheid. Te veel focussen op gedetailleerde gegevens kan leiden tot ‘forward accounting’, een praktijk waarbij je veel tijd besteedt aan het plannen en inschatten van operationele prestaties op detailniveau. De realiteit is meestal anders en de tijd die wordt besteed aan het maken van deze gedetailleerde planning is vaak niet erg nuttig.
3. Moeten we investeren in gekoppelde en automatisch geüpdatete systemen?
Handmatige updates kunnen fouten bevatten, worden soms niet op tijd uitgevoerd en zijn een last voor de persoon die precies moet weten welke gegevens moeten worden gekopieerd en geplakt, en waar deze in het andere systeem moeten terechtkomen. Het antwoord op deze vraag is dus ook afhankelijk van bepaalde vaardigheden, expertise en toegepaste discipline. Maar het koppelen van verschillende systemen aan het financiële systeem kan duur en tijdrovend zijn. Het maken en onderhouden van de verbinding kan een technische uitdaging zijn, vooral wanneer er wijzigingen worden aangebracht in een van de systemen, in welk geval verbindingen of gegevensupdates kunnen mislukken of verkeerde gegevens in het andere systeem kunnen eindigen. Houd er dus rekening mee dat als je elke maand maar een paar datapunten nodig hebt, een goed georganiseerd handmatig proces de betere keuze kan zijn, als je data van het ene systeem naar het andere moet voeren.
Praktische tips
Een maandelijkse beoordeling van de financiële planning en analyse (FP&A) is het beste gericht op het vergelijken van gebudgetteerde cijfers met werkelijke cijfers. Deze evaluatie moet de redenen voor eventuele afwijkingen verduidelijken. Dit geldt voor financiële cijfers, maar ook voor de operationele doelen die bijvoorbeeld het aantal uitgevoerde en gefactureerde adviesuren kunnen omvatten, het aantal vervaardigde producten per product-categorie of het inwerken van nieuwe medewerkers.
Met de voor- en nadelen in het achterhoofd, stellen we dat het planningsproces van een bedrijf de verkoopdirecteur in staat moet stellen toekomstige verkopen te bespreken, de productiemanager productieplannen te schetsen en de HR-manager het wervingsplan te presenteren. Hier bespreek je de operationele details voor elke afdeling op basis van hun KPI’s en doelen.
De begroting is hoe je wilt dat de toekomst eruit ziet, en de prognose is hoe je denkt dat de toekomst eruit zal zien. Vervolgens vergelijk je de Werkelijke cijfers met het Budget en de Forecast en leer je van de verschillen en onderneem je actie…
De controller kan vervolgens presenteren hoe deze updates van invloed zijn op de financiële prognose, deze vergelijken met het jaarlijkse budget en de werkelijke cijfers, om zo een uitgebreid financieel perspectief te bieden, zonder te verdwalen in de details. Dit betekent dat de financiële impact van deze operationele updates wordt berekend en vergeleken met het budget. De financiële implicaties worden weergegeven met afgeronde getallen en omvatten updates voor de kasstroomprognose.
Conclusie
Als elke afdelingsmanager eigenaar is van zijn eigen gegevens en zijn eigen rapporten maakt voor operationele KPI’s, is het misschien niet nodig om een verbinding tussen verschillende applicaties en de financiële rapportagetool* tot stand te brengen en te onderhouden. Maar een API-verbinding tussen het financiële systeem en elke financial close of FP&A-oplossing is zeker de moeite en investering waard.
Voor informatie over rapporteren, consolideren of budgetteren kunt je terecht op www.smartbooks.ai