De 4 Kerncompetenties van een Best-In-Class Finance Organisatie

Terugkijken, Verklaren, Vooruitkijken en Beïnvloeden

De meeste finance managers beseffen dat hun financiële organisatie nog beter kan presteren. Maar waar begin je met het doorvoeren van veranderingen?

Beschik je over de juiste expertise binnen je finance team en heb je de optimale procesinrichting gevonden? Dan is het essentieel om je finance systeem en andere databronnen optimaal op elkaar af te stemmen. Pas wanneer dit alles gerealiseerd is, kun je de volgende kerncompetenties van een best-in-class finance organisatie evalueren en naar een hoger niveau brengen:

Terugkijken rapporteren en consolideren
Verklaren analyseren en prioritiseren
Vooruitkijken budgetteren en forecasten
Beïnvloeden strategisch adviseren

Deze whitepaper belicht hoe een finance organisatie deze vier kerncompetenties kan versterken.sterken.

Veel organisaties hebben moeite om het fundament goed neer te zetten – Smartbooks is vaak de katalysator voor verbeteren van financiële discipline

Verbetering van de basis

Om de financiële discipline goed in te richten, zijn drie solide pijlers essentieel. Allereerst is een uitstekend finance team onmisbaar. Daarnaast moet de benodigde data beschikbaar zijn en moet er een modern en geïntegreerd systeem opgezet worden. Vervolgens moeten zowel het team als het systeem worden ondersteund door een goed en gestructureerde proces.

Belangrijk hierbij is dat alle acties snel leiden tot een accuraat inzicht, wat waardevolle informatie biedt voor het interpreteren van de cijfers, en dat allemaal ook nog binnen een bepaald budget. Die optimale combinatie van de drie pijlers moet uiteindelijk fit-for-purpose zijn, en dat betekent dat het moet passen bij de grootte en complexiteit en de rol die finance zou moeten spelen binnen de organisatie.

Het aantrekken en behouden van gekwalificeerde mensen is niet eenvoudig. Daarnaast vereist het inrichten, documenteren en voortdurend verbeteren van financiële processen veel tijd en aandacht.

Een effectief financieel systeem met geautomatiseerde rapportage- en analysemogelijkheden wordt nog niet breed toegepast, omdat veel organisaties nog steeds (te) veel vertrouwen op onbetrouwbare en tijdrovende spreadsheets.

Team

Een financiële organisatie op topniveau staat bekend als een betrouwbare adviseur die proactief inzichten biedt en advies verstrekt, waardoor zij cruciale ondersteuning biedt voor strategische besluitvorming.

Proces

Alle financiële processen zijn grondig gedocumenteerd en waar mogelijk gestandaardiseerd. Er zijn gedetailleerde stappenplannen en procedures opgesteld voor onder andere maandafsluitingen, rapportages, periodieke prognoses, de jaarlijkse budgetcyclus en jaarafsluitingen.

Systeem

Een best-in-class financiële organisatie beschikt over systemen die naadloos kunnen samenwerken, wat resulteert in een geïntegreerd platform voor zakelijke en financiële planning[1]. Het streven naar volledige systeemintegratie op zich is echter niet het doel; ook gestroomlijnde handmatige updates zijn kenmerkend voor een efficiënte financiële organisatie.

[1] Bron: To interface or not, dat is de vraag

Maar, pas op voor het Excel-monster!

Voelt het alsof slechts een paar mensen echt begrijpen hoe het financiële model en de formules werken binnen jouw organisatie? Dan ben je misschien volledig afhankelijk van deze experts. Maar wat als zij het bedrijf verlaten?

Bovendien worden spreadsheets vaak gekopieerd en lokaal bewaard, wat resulteert in verschillende versies. Excel is ook niet direct gekoppeld aan het grootboeksysteem, wat maandelijkse handmatige updates vereist voor het opstellen van financiële rapportages. Dit proces is tijdrovend en foutgevoelig. Voor sommige van onze klanten heeft dit onbedoeld geleid tot wat we een ‘Excel-monster’ noemen. Misschien maak je je hier ook een beetje zorgen over.

Wij weten dat het niet eenvoudig is, maar met Smartbooks zet je snel en eenvoudig de eerste stappen naar meer financiële discipline

Uit onderzoek van TheSaaSCFO.com[1] blijkt dat 67% van de ondervraagde finance managers spreadsheets gebruikt voor rapportage en planning. We begrijpen dat spreadsheets populair zijn vanwege hun kosteneffectiviteit en de snelheid waarmee je een planning en rapportagemodel kunt opzetten. Toch zijn wij van mening dat een spreadsheet niet de ideale basis vormt voor een professionele financiële organisatie. Gelukkig zijn er solide en betaalbare alternatieven beschikbaar.

[1] Bron: TheSaaSCFO.com

De 4 kerncompetenties waarmee je als finance team de organisatie écht vooruithelpt

De 3 pijlers van Team, Proces en Systeem zijn nu bekend. Om een best-in-class finance organisatie op te zetten, zijn er drie belangrijke competenties nodig.

Allereerst moet je snel en accuraat kunnen rapporteren over wat er in de afgelopen periode is gebeurd[1].

Daarnaast is het essentieel om de huidige situatie en resultaten helder te kunnen verklaren en prioriteiten aan te geven die invloed hebben op omzet, kosten en cashflow.

Bovendien moet het finance team toekomstige ontwikkelingen kunnen voorspellen in één of meerdere scenario’s, zodat de organisatie goed onderbouwde beslissingen kan nemen voor de toekomst[2].

Uiteindelijk kan het Finance team dan snel en flexibel informatie verschaffen en een rol spelen als adviseur bij discussies rondom strategische onderwerpen.

[1] Bron: Record-to-Report

[2] Bron: Plan-to-Perform

Terugkijken

Het finance team moet snel betrouwbare cijfers opleveren die inzicht geven in de prestaties van de afgelopen periode. Aan deze activiteit zou het finance team niet meer dan 20% van hun tijd moeten besteden[1].

Het periodiek opstellen en delen van geconsolideerde financiële overzichten, zoals winst-en-verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten, is essentieel om de financiële situatie van een organisatie duidelijk weer te geven. Deze rapporten moeten nauwkeurig zijn, snel worden geleverd en voldoen aan de geldende boekhoudregels.

Een best-in-class finance organisatie maakt gebruik van een geïntegreerd rapportageplatform dat naadloos aansluit op de grootboekadministratie. Rapporten worden desgewenst aangepast aan individuele behoeften. Spreadsheets worden nauwelijks gebruikt, omdat ze meestal handmatige acties vereisen en het risico op fouten vergroten, wat het proces vertraagt.

Verklaren

Het finance team moet snel en helder inzicht geven in de feiten en onderliggende verklaringen van wat er is gebeurd, en aangeven waar de verschillen tussen de werkelijkheid en het plan vandaan komen. Dit zou niet meer dan 30% van hun tijd moeten kosten.

Analyseren betekent dat de werkelijke financiële resultaten worden vergeleken met de begroting en prognoses. Door deze verschillen te analyseren kunnen de oorzaken worden achterhaald, of deze nu te wijten zijn aan interne factoren (zoals operationele inefficiënties) of externe factoren (zoals economische omstandigheden).

Een best-in-class finance organisatie maakt gebruik van geavanceerde analyses om afwijkingen te voorspellen voordat ze zich voordoen, zodat er preventieve acties kunnen worden ondernomen. Met een goed ingericht systeem waarin zowel planningsgegevens als werkelijke cijfers worden vergeleken, kunnen analyses worden gestandaardiseerd en kan veel tijd worden bespaard. Dit kan verder worden verbeterd door AI in te zetten om afwijkingen te signaleren of suggesties te geven waarom zaken anders zijn dan gepland.

Vooruitkijken

Het finance team moet, samen met andere afdelingen, een meerjarenplan opstellen en het budget voor het lopende jaar met een geüpdatete forecast voor de korte termijn maken. Daarnaast is het essentieel dat het team ervoor zorgt dat alle medewerkers binnen de organisatie de doelstellingen kennen en begrijpen. Voor deze activiteiten mag zeker 40% van de tijd van het finance team worden ingezet.

Normaal gesproken stelt een organisatie een budget op voor een kalenderjaar. Dit budget omvat de verwachte inkomsten en uitgaven, geplande investeringen en aflossingen, en de verwachte betalingstermijnen van debiteuren en crediteuren. Dit resulteert onder andere in een cashflow planning.

Een (rolling) forecast is de meest recente inschatting van hoe de nabije toekomst er waarschijnlijk uit zal zien. Als de toekomst onzeker is, kan het nodig zijn om verschillende scenario’s te ontwikkelen. Scenario-planning omvat diverse mogelijke uitkomsten (zoals best case, base case en worst case), met aannames voor elk scenario.

Met een modern systeem dat ook gekoppeld is aan AI, kunnen historische gegevens worden gebruikt voor een meerjarenplanning. Bovendien kunnen invloeden zoals renteontwikkelingen, inflatiecijfers en benchmarkgegevens uit de sector worden meegenomen in het planningsproces.

[1] Bron: McKinsey en TheHackettGroup

Beïnvloeden

Het finance team zou de status en het vertrouwen moeten krijgen, dat met hun data, analyse en toelichting strategische besluiten kunnen worden genomen. De finance manager zou gezien moeten (gaan) worden als een onmisbare gesprekspartner in het MT en het financiële geweten van de organisatie.

De 3 pijlers van een Best-in-Class finance organisatie

Geavanceerde technologie

Smartbooks is een modern finance platform dat wordt aangedreven door AI, waarmee rapporteren, analyseren, consolideren en budgetteren eenvoudig en snel verloopt, voor zowel financiële als operationele KPI’s.

Efficiënt team

Met Smartbooks geef je je finance team een boost in productiviteit en professionaliteit.

Fundament voor een best-in-class proces

Met Smartbooks implementeer je automatisch best practices en zet je stappen richting een best-in-class finance organisatie.

Met deze drie pijlers op orde kun je de benodigde competenties voor Terugkijken, Begrijpen & Verklaren, en Vooruitkijken snel en gestructureerd aanscherpen. Smartbooks is daarbij je gids!

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe Smartbooks jouw finance organisatie naar het volgende niveau kan tillen!

Plan daarom hier een afspraak voor meer informatie en een gratis demo, of bezoek onze website www.smartbooks.ai