Ontwerp je jaarlijkse planningscyclus en maandelijkse budgetupdate als een end-to-end proces

Het concept van een end-to-end (E2E) proces is erop gericht een compleet overzicht te geven van de bedrijfsresultaten, waarbij de focus ligt op de volledige stroom van een proces, van begin tot eind. Het doel is om de efficiëntie te verbeteren, de prestaties te verhogen en ervoor te zorgen dat elke stap in lijn is met de strategische doelen van de organisatie. De belangrijkste voordelen van een E2E-benadering zijn:

  • Gestroomlijnde bedrijfsvoering: Door overbodige stappen te schrappen en de focus te leggen op activiteiten die waarde toevoegen, kunnen bedrijven hun processen vereenvoudigen, kosten verlagen en de productiviteit verhogen.
  • Verhoogde transparantie: Door het volledige proces van begin tot eind te analyseren, kunnen inefficiënties, knelpunten en verbeterpunten gemakkelijker worden opgespoord.
  • Betere samenwerking: Een E2E-aanpak stimuleert samenwerking tussen afdelingen, omdat duidelijk wordt wat de input en output zijn van elk team en waar de overdrachtsmomenten liggen.

Voorbeelden van E2E-processen die bedrijven helpen om hun activiteiten te stroomlijnen, zijn: Record-to-Report, Hire-to-Retire, Customer-to-Cash en Campaign-to-Conversion. Een proces dat als een Best Practice wordt beschouwd, is het Plan-to-Perform (P2P) proces. Dit proces richt zich op het optimaliseren van zowel de operationele als financiële planning, zodat prestaties verbeteren en nuttige analyses ontstaan over de verschillen tussen plannen en daadwerkelijke resultaten.

Ontwerpen van het Plan-to-Perform-proces

Wat houdt Plan-to-Perform precies in, en hoe kunnen bedrijven dit proces effectief ontwerpen en uitvoeren? Hieronder staan de vijf kernstappen van een Plan-to-Perform-proces:

  1. Formuleer de bedrijfsstrategie: Bespreek de strategie met de verantwoordelijken voor verschillende bedrijfsprocessen. Laat hen een budget van onderaf opstellen (bottom-up) en koppel dit aan een bedrijfsdoel dat van bovenaf (top-down) komt. De verschillen en spanningen tussen deze twee benaderingen vormen de basis voor strategische discussies, die leiden tot duidelijke doelstellingen.
  2. Stel duidelijke doelen: Gebruik de uitkomst van de strategische discussies om concrete doelen te bepalen voor verschillende afdelingen, zoals productie, HR en verkoop.
  3. Monitor prestaties: Rapporteer de prestaties aan de hand van geselecteerde Key Performance Indicators (KPI’s) en vergelijk deze met de geplande resultaten.
  4. Analyseer afwijkingen: Onderzoek verschillen tussen de gestelde doelen en de daadwerkelijke prestaties. Identificeer de oorzaken van deze afwijkingen en licht ze toe.
  5. Onderneem actie: Vul de geconstateerde lacunes door het aanpassen van bedrijfsactiviteiten om de doelen alsnog te bereiken. Of pas de doelen aan als de aannames en marktomstandigheden zijn veranderd.

Vereisten voor een succesvol Plan-to-Perform-proces

Het succes van een Plan-to-Perform-proces begint met een sterke basis: een bekwaam team. De kennis en ervaring van je medewerkers zijn essentieel om de complexiteit van je bedrijf te begrijpen en hiermee effectief om te gaan.

Naast het juiste team is moderne technologie onmisbaar. Een geavanceerd planningssysteem vormt de ruggengraat van het proces, omdat het de tools biedt voor financiële planning, analyse en rapportage. Met een goed systeem kunnen bedrijven zorgen voor nauwkeurige gegevens, efficiënter werken en beter onderbouwde beslissingen nemen. In deze blog lees je waarom het gebruik van spreadsheets voor zo’n cruciaal proces vaak tekortschiet.

Daarnaast zijn goede gegevens van levensbelang. Nauwkeurige, tijdige en relevante data zorgen ervoor dat bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen en zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen. Te weinig of onjuiste data kunnen het Plan-to-Perform-proces vertragen en verstoren. Maar een teveel aan data is bijna net zo problematisch: overtollige informatie kan voor onnodig extra werk zorgen zonder de nauwkeurigheid te verbeteren.

Conclusie

Samenvattend is een goed ontworpen en uitgevoerd Plan-to-Perform-proces een cruciaal onderdeel van elke bedrijfsstrategie. Het vereist getalenteerde mensen, geavanceerde technologie en kwalitatief hoogwaardige data. Door dit proces op de juiste manier te implementeren, kunnen bedrijven hun strategische plannen niet alleen ambitieus, maar ook haalbaar maken.

Wil je meer weten over je eigen planningsproces? Download onze gids met best practices en ontdek hoe je jouw planningsvolwassenheid kunt verbeteren. Of leun achterover en bekijk ons opgenomen webinar voor een overzicht van de mogelijkheden van onze software.

Smartbooks.ai