Schnelle Implementierung von Smartbooks

Die Einführung einer Konsolidierungssoftware muss nicht lange dauern. Smartbooks ist für Organisationen gemacht, die professionell reporten, konsolidieren, analysieren und budgetieren wollen.

Für einen schnellen und effizienten Start folgen wir diesen Schritten:

1. Connect & Kick-off

Die Verbindung zur Hauptbuchhaltung erfolgt über ein Verbindungsmenü in Smartbooks und dauert in der Regel nicht länger als 5 Minuten. Auch mehrere Entitäten lassen sich in einem Zug koppeln. Neukunden können die Verbindung eigenständig herstellen; der Smartbooks-Support wird bei erfolgreicher Verbindung automatisch benachrichtigt. Anschließend wird ein Kick-off geplant, in dem wir Ihre Wünsche zu Reporting, Konsolidierung und Budgetierung besprechen und die Implementierungsschritte daran ausrichten.

2. Berichte einrichten

Das Smartbooks-Support-Team richtet Berichte für Bilanz, GuV und Cashflow ein. Zusätzlich werden KPIs — z. B. FTEs oder andere operative Kennzahlen — aktiviert.

3. Konsolidierung einrichten

Bei mehreren Entitäten wird das Konsolidierungsschema eingerichtet — gegebenenfalls inklusive Teilkonsolidierungen und Fremdwährungs­umrechnung. Auf Gruppenebene werden ebenfalls Berichte für Bilanz, GuV und Cashflow bereitgestellt.

4. Budget einrichten

Beim Aufsetzen des Budgetmoduls unterscheiden wir zwischen Top-down- und Bottom-up-Budgetierung. Zusätzlich unterscheiden wir zwischen Budgets für GuV, Bilanz und Cashflow.

Ein Top-down-Budget basiert auf dem Kontenplan; das Support-Team richtet ein, dass auf einzelnen Konten oder Zwischensummen budgetiert werden kann. Formeln und saisonale Muster können berücksichtigt werden.

Ein Bottom-up-Budget geht von einer Geschäftslogik aus, bei der sowohl Erträge als auch Kosten aus einem Geschäftsmodell abgeleitet werden. So planen Sie detailliert Erträge, Kosten, Investitionen, Finanzierungen sowie erwartete Ein- und Auszahlungen.

5. Feintuning & Training

Der letzte Schritt ist das Feintuning, nachdem die Nutzerinnen die Einrichtung getestet haben. In dieser Phase erhalten die Nutzerinnen auch das Training — inklusive Anpassung von Berichten, Grafiken und Budgetmodellen.

6. Support

Während der Einführung — und selbstverständlich danach — steht das Support-Team per E-Mail und Webcall zur Verfügung.

Eine schnelle Einführung ist innerhalb eines halben Tages möglich. Eine komplexere Einführung mit mehreren Entitäten und Budgetmodellen kann einige Tage dauern — spätestens innerhalb einer Woche ist die Implementierung abgeschlossen.