Klantcase: Intermax

Hoe Intermax de maandelijkse consolidatie van 10 entiteiten drastisch versnelde en meer grip kreeg op betrouwbare financiële inzichten.

Klantprofiel

Intermax is een van de weinige IT-organisaties in Nederland die nog volledig in handen is van de oprichter — al 30 jaar onafhankelijk en authentiek. Het bedrijf helpt organisaties voor wie de veiligheid en beschikbaarheid van data en applicaties cruciaal zijn, bij het borgen van hun digitale continuïteit. Dat doet Intermax met robuuste, bewezen technologie. Daarnaast werkt het bedrijf samen met een consortium van zeven partijen aan de ontwikkeling van een soevereine Nederlandse cloudinfrastructuur.

Uitdaging

Intermax werkt met Exact Globe als boekhoudpakket en heeft tien entiteiten die maandelijks geconsolideerd en gerapporteerd moeten worden aan het managementteam.

Karel van den Bos en zijn zes finance collega's stonden elke maand voor dezelfde klus: een betrouwbare maandrapportage samenstellen die de juiste informatie en inzichten geeft aan het management. Tegelijkertijd moesten dagelijkse financiële processen goed gestructureerd verlopen en moesten ad-hocvragen snel en correct beantwoord worden.

Met de bestaande combinatie van systemen en Excel-sheets was dat een tijdrovend en foutgevoelig proces. Er was behoefte aan een moderne, efficiënte oplossing die dit structureel zou verbeteren.

Oplossing met Smartbooks

Intermax koos voor Smartbooks vanwege de eenvoud en de snelle implementatiemogelijkheden. Karel omschrijft het als “een no-brainer” na het zien van de demo, waarin direct 80 tot 90% van zijn behoeften werd afgedekt. Binnen twee weken was het systeem volledig operationeel, met een minimale tijdsinvestering vanuit Intermax zelf.

De flexibiliteit van Smartbooks stelde het team in staat om de bestaande grootboekstructuur snel te integreren in de tool. Standaardrapportages waren eenvoudig aan te passen aan de specifieke behoeften van het bedrijf, wat resulteerde in een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing die direct waarde leverde.

Verbeterd inzicht

De maandelijkse consolidatie en rapportage van tien entiteiten is serieus versneld en vereenvoudigd. De rapportages zijn betrouwbaarder en bevatten meer inzichten, waardoor er meer ruimte ontstaat voor analyse en interpretatie. En als bijkomend voordeel: het team is een stuk minder afhankelijk van Excel.

Efficiëntieverbetering

Het opstellen van de maandrapportages gaat aanzienlijk sneller, vergt minder handmatig werk, en dankzij de ingebouwde logica en controles is een handmatige foutencheck niet langer nodig. Kortom: een tijdswinst van meerdere dagen per maand.

Vertrouwen

Met gestandaardiseerde rapportages die altijd up-to-date en direct toegankelijk zijn voor het managementteam, is het vertrouwen in de cijfers én in het finance team aanzienlijk gegroeid.

Feedback van Intermax

Het implementatieproces verliep vlot en zonder gedoe. Karel was positief verrast door de snelheid waarmee het systeem ingericht was en waarmee zijn team er zelfstandig mee aan de slag kon.

“Maak van de implementatie niet een groot project, want het gaat heel snel. Tijdens de gratis proefmaand is de hele inrichting al afgerond en is alles klaar voor gebruik,” aldus Karel van den Bos.

Aanbeveling

Karel raadt Smartbooks van harte aan voor organisaties die werken met meerdere entiteiten en grip willen krijgen op hun maandelijkse consolidatie en rapportage. De combinatie van snelle implementatie, gebruiksgemak en directe tijdswinst maakt het een logische keuze voor ieder finance team dat klaar is om Excel achter zich te laten.

Conclusie

Intermax laat zien hoe een slimme en gebruiksvriendelijke oplossing als Smartbooks een finance team van zeven mensen in staat stelt om meer te doen met minder moeite. Met betrouwbaardere rapportages, een kortere doorlooptijd en meer tijd voor analyse heeft Intermax een solide basis gelegd voor verdere groei — gebouwd op inzicht in plaats van spreadsheets.