De maandafsluiting is voor veel financiële afdelingen nog steeds een intensief, repetitief en foutgevoelig proces. Druk om sneller, transparanter en nauwkeuriger te rapporteren neemt toe, en Artificial Intelligence (AI) biedt juist op dit terrein veel kansen. In deze blog schetsen we 10 verwachte ontwikkelingen waarin AI het verschil kan maken voor de finance manager – nu en in de nabije toekomst.
1. Intercompany (IC) correctieboekingen door AI
Intercompany-verrekeningen zijn vaak een bron van vertraging. AI kan afwijkingen tussen IC-transacties automatisch detecteren en corrigeren. Stel: entiteit A factureert €100.000 aan entiteit B, maar B heeft slechts €95.000 geboekt. AI kan dit herkennen, de verschillen analyseren (bijv. door ontbrekende kostencomponenten of valuta-effecten) en voorstellen doen voor correctieboekingen. Hierdoor wordt de reconciliatie sneller en consistenter.
2. Automatisch aanpassen van betaaldata op basis van cashflow
AI-modellen kunnen betalingsvoorstellen optimaliseren op basis van real-time cashflowprojecties. In een situatie waarin de liquiditeit tijdelijk onder druk staat, kan AI bijvoorbeeld voorstellen om niet-kritieke leveranciersfacturen een week later te betalen, terwijl facturen met vroegboekkorting juist sneller betaald worden. Hierdoor wordt het werkkapitaal actief gestuurd zonder handmatige tussenkomst.
3. Voorzieningen voor nog te ontvangen kosten
Veel kosten, zoals huur, onderhoud of marketingcampagnes, worden periodiek geboekt op basis van handmatige inschattingen. AI kan historische gegevens, contractinformatie en facturatiecycli gebruiken om automatisch voorzieningen te boeken. Denk aan een jaarlijkse huurfactuur die altijd in februari komt: AI kan eind januari al een voorziening voorstellen op basis van het contract en eerdere jaren.
4. Automatische omzetuitstel en tijdsgebonden opbrengsten
Wanneer een factuur vooraf wordt verstuurd voor een dienst of levering die pas in de toekomst plaatsvindt, moet een deel van de opbrengst worden uitgesteld. AI kan dit herkennen op basis van factuurregels en contractinformatie. Bijvoorbeeld: een softwareabonnement van €1.200 voor 12 maanden wordt in januari gefactureerd. AI boekt automatisch €100 per maand aan omzet, in plaats van het volledige bedrag ineens.
5. AI-gegenereerde toelichtingen bij afwijkingen
Bij afwijkingen in de cijfers – zoals een daling van de brutomarge of een onverwacht hoge kostenpost – kan AI automatisch een toelichting genereren. Deze toelichting kan gebaseerd zijn op vergelijking met vorige perioden, budgetten en benchmarks. Bijvoorbeeld: “De brutomarge daalde van 42% naar 35% door hogere inkoopprijzen in Q4, met name bij productgroep X.” Dit bespaart tijd en verbetert de kwaliteit van de toelichtingen.
6. Narratieve rapportages
Naast cijfermatige dashboards kunnen AI-tools ook narratieve rapportages schrijven. Een maandrapportage kan automatisch worden aangevuld met een samenvatting in natuurlijke taal: “De omzet steeg met 8% ten opzichte van vorige maand, vooral dankzij een sterke prestatie in de regio Noord-Europa. De operationele kosten bleven binnen budget.” Dit ondersteunt de communicatie richting stakeholders zonder dat finance zelf alles hoeft op te stellen.
7. Anomalie-detectie
AI is bijzonder goed in het herkennen van patronen – en dus ook in het signaleren van afwijkingen. Dit kan gaan om ongebruikelijke transacties, dubbele facturen of afwijkende betaalgedragingen. Bijvoorbeeld: een leverancier wordt ineens twee keer in één week betaald, terwijl dat normaal gesproken maandelijks gebeurt. AI markeert dit als potentieel risico voor controle.
8. AI als virtuele assistent of agent
Wanneer AI wordt ingericht als een agent – dus met toegang tot systemen, regels en data – kan deze zelfstandig taken uitvoeren op verzoek. Voorbeelden:
- Maak een toelichting bij de omzetdaling in Duitsland.
- Welke leveranciers zijn te laat gefactureerd t.o.v. vorig kwartaal?
- Boek alle huurvoorzieningen voor Q1 op basis van de bestaande contracten
De finance manager hoeft dan niet meer zelf in de systemen te duiken, maar krijgt direct relevante output.
9. Integratie met e-mail en documentherkenning
AI kan e-mails en bijlagen lezen, herkennen wat ontbreekt en hierop anticiperen. Bijvoorbeeld: AI signaleert dat de huurfactuur voor maart nog niet is ontvangen, herinnert de leverancier automatisch én stelt een voorziening voor in de boeken. Zo wordt het proces pro-actiever.
10. Interactie met of d.m.v. AI
AI kan dus signaleren dat een te verwachten boeking nog niet is gemaakt en pro-actief vragen aan de controller of er een reden is dat die boeking nog niet is gemaakt. De uitleg waarom die boeking nog niet is gemaakt wordt onderdeel van de kennis van de AI-agent. Vervolgens kan AI de ontvangen uitleg onderdeel maken van de automatisch uit te sturen toelichting bij de maandcijfers.
Tot slot
AI is geen vervanger van finance professionals, maar een krachtige assistent die zorgt voor snelheid, consistentie en inzicht. De maandafsluiting zal steeds minder een handmatig proces zijn, en steeds meer een geautomatiseerde analyse- en besliscyclus.
AI is hierbij geen search engine die alleen antwoorden geeft, maar een getrainde ‘agent’ die jouw organisatie steeds beter leert kennen, begrijpt hoe je maandproces eruit ziet en gezien moet gaan worden als een virtuele collega met kennis, ervaring en executiekracht.
Vanuit Smartbooks zitten we bovenop deze ontwikkelingen en zorgen we dat al deze ontwikkelingen georkestreerd kunnen worden met en vanuit Smartbooks. Want AI heeft een gestructureerde databron nodig om al deze werkzaamheden betrouwbaar, snel en consistent uit te kunnen voeren. Daarnaast wil je vast kunnen leggen welke aanpassingen en commentaren AI heeft gemaakt én de mogelijkheid hebben om deze aan te passen. Smartbooks blijft daarom ontwikkelingen met AI op de voet volgen en zorgt ervoor dat AI een integraal onderdeel wordt van onze software.