Eerst moet je zorgen dat je financiële rapportage goed is ingericht en maandelijks nuttige en betrouwbare informatie verschaft. Maar, rapportages vertellen je wat er in het verleden is gebeurd en zeggen weinig over wat er in de toekomst waarschijnlijk gaat gebeuren. Daarvoor zijn Planning, Budgetteren en Forecasten ontwikkeld.
Planning is een tactisch proces waarin de lange termijn van het bedrijf wordt gedefinieerd. Het resultaat is een plan dat o.a. de financiële doelstellingen van het bedrijf toont.
Budgettering is een manier om financiële middelen toe te wijzen aan verschillende uitgaven, zoals productie, marketing of lonen in het algemeen. Daarnaast is het ook een manier om de commerciële doelen helder te maken en voortgang te kunnen monitoren. Budgettering omvat vaak schattingen van inkomsten en uitgaven, evenals de verwachte cashflow en schuldpositie. Dit proces wordt meestal uitgevoerd aan het begin van een nieuw fiscaal jaar. Vervolgens wordt het budget elke maand vergeleken met de werkelijke financiële overzichten om de verschillen te tonen en eventuele acties te definiëren.
Voor de Forecast zal iedere maand moeten worden bekeken wat de werkelijke status voor alle soorten opbrengsten en kosten hoogstwaarschijnlijk zal gaan worden. Deze laatste inschatting van de werkelijkheid geeft dan informatie of er bijgestuurd moet gaan worden: bijvoorbeeld meer productie vanwege toegenomen vraag, of juist kosten besparen. De vraag is dus niet welke van deze financiële technieken je moet gebruiken, maar hoe je deze drie soorten van vooruitkijken praktisch combineert. Smartbooks is speciaal ontwikkeld met deze drie financiële best practices als uitgangspunt.