Financiële consolidatie: de stappen, methodes en een rekenvoorbeeld

Financiële consolidatie is het samenvoegen van de jaarrekeningen van alle maatschappijen in een groep tot één geconsolideerde jaarrekening, alsof de groep één onderneming is. Dat gebeurt in vier stappen: vreemde valuta omrekenen, de balansen en resultatenrekeningen optellen, onderlinge transacties elimineren en de deelnemingen tegen het eigen vermogen van de dochters wegstrepen.

Op papier is dat eenvoudig. In de praktijk zit het werk in wat eromheen gebeurt: dochters die op verschillende grootboeksystemen draaien, rekeningschema's die niet op elkaar aansluiten, intercompany-saldi die aan beide kanten net anders geboekt zijn en cijfers die na het aanleveren nog wijzigen. Wie consolideert, besteedt het grootste deel van de tijd aan aansluiten, niet aan optellen.

Wat is consolideren?

Consolideren betekent dat een moedermaatschappij de activa, passiva, opbrengsten en kosten van haar dochtermaatschappijen in haar eigen jaarrekening opneemt. Het resultaat laat de financiële positie van de groep als geheel zien, zonder de dubbeltellingen die ontstaan als je de losse jaarrekeningen alleen maar optelt.

Een typische structuur in het Nederlandse mkb is een holding met twee of drie werkmaatschappijen, soms aangevuld met een buitenlandse vestiging of een joint venture. Ook bij zo'n kleine groep is consolidatie in de boekhouding meer dan een optelsom: de holding factureert management fees aan de werkmaatschappijen, er lopen rekening-courantverhoudingen en de holding heeft de deelnemingen op haar balans staan.

De vier stappen van financiële consolidatie

1. Koersomrekening. Rapporteert een dochter in een andere valuta, dan reken je haar cijfers om naar de rapportagevaluta van de groep. Balansposten gaan doorgaans tegen de koers op balansdatum, resultaatposten tegen de gemiddelde koers over de periode. Het verschil dat daardoor ontstaat, loopt via een omrekeningsreserve in het eigen vermogen.
2. Optellen. Je telt de balansen en resultatenrekeningen van alle maatschappijen in de consolidatiekring regel voor regel bij elkaar op. Dat lukt alleen als ze op hetzelfde rekeningschema zijn gemapt.
3. Intercompany elimineren. Transacties en saldi tussen groepsmaatschappijen vallen weg. Factureert de holding € 100.000 aan management fees aan een werkmaatschappij, dan is dat voor de groep geen omzet en geen kosten. Hetzelfde geldt voor onderlinge vorderingen en schulden, en voor winst op onderlinge leveringen die nog in de voorraad zit.
4. Eigen vermogen elimineren en minderheidsbelangen verwerken. De deelneming op de balans van de moeder en het eigen vermogen van de dochter vertegenwoordigen hetzelfde bezit. Die streep je tegen elkaar weg. Heeft de moeder minder dan 100% van de aandelen, dan neem je de dochter toch volledig op en laat je het deel van derden apart zien als minderheidsbelang.

Rekenvoorbeeld: een geconsolideerde balans opstellen

Een holding heeft 100% van werkmaatschappij A en 80% van werkmaatschappij B. A heeft een rekening-courantschuld van 100 aan de holding. Alle bedragen in duizenden euro's.

Post	Holding	A	B	Eliminaties	Groep
Deelnemingen	700	–	–	−700	0
Vordering op A	100	–	–	−100	0
Overige activa	200	800	900	–	1.900
Totaal activa	1.000	800	900	−800	1.900
Eigen vermogen	1.000	300	500	−800	1.000
Minderheidsbelang	–	–	–	+100	100
Schuld aan holding	–	100	–	−100	0
Overige schulden	–	400	400	–	800
Totaal passiva	1.000	800	900	−800	1.900

De deelnemingen van 700 (300 voor A en 80% van 500 voor B) vallen weg tegen het eigen vermogen van A en B, samen 800. Het verschil van 100 is het aandeel van derden in B: 20% van 500. Dat komt als minderheidsbelang op de geconsolideerde balans. De onderlinge vordering en schuld van 100 vallen tegen elkaar weg. Wat overblijft is een groep met 1.900 aan activa, waarvan 1.000 groepsvermogen, 100 minderheidsbelang en 800 schulden aan derden.

Klopt de eliminatie van deelnemingen en eigen vermogen niet precies, dan zit er bijna altijd een verschil in timing achter: de dochter verwerkt haar resultaat maandelijks in het eigen vermogen, terwijl de holding de deelneming pas bij de jaarafsluiting herwaardeert.

Consolidatiemethodes: integraal, proportioneel of niet

Welke methode je toepast, hangt af van de zeggenschap die de moeder over de andere maatschappij heeft.

• Integrale consolidatie bij overheersende zeggenschap, meestal een meerderheidsbelang. De dochter gaat voor 100% mee, het deel van derden staat apart als minderheidsbelang. Dit is verreweg de meest gebruikte methode.
• Proportioneel consolideren bij gezamenlijke zeggenschap, zoals een joint venture waarin twee partijen elk 50% hebben. Je neemt alleen je eigen aandeel op: van een joint venture met € 2 miljoen omzet komt € 1 miljoen in de geconsolideerde omzet. De Nederlandse richtlijnen staan dit toe; onder IFRS verwerk je een joint venture met de equity-methode.
• Geen consolidatie, wel waardering tegen nettovermogenswaarde bij invloed van betekenis zonder zeggenschap, doorgaans een belang van 20% tot 50%. De deelneming blijft als één regel op de balans staan en groeit mee met het resultaat.

Wanneer ben je verplicht te consolideren?

Volgens artikel 2:406 BW stelt een rechtspersoon die aan het hoofd van een groep staat een geconsolideerde jaarrekening op. Er zijn drie veelvoorkomende uitzonderingen.

• Kleine groep (art. 2:407 lid 2 BW). Consolidatie mag achterwege blijven als de groep samen niet boven de grenzen voor kleine rechtspersonen uitkomt. Voor boekjaren vanaf 2024 zijn dat: activa tot € 7,5 miljoen, netto-omzet tot € 15 miljoen en gemiddeld minder dan 50 werknemers. Je moet twee opeenvolgende jaren aan minstens twee van de drie criteria voldoen. Daarnaast mag er geen organisatie van openbaar belang in de groep zitten, zoals een beursgenoteerde onderneming, bank of verzekeraar. En de algemene vergadering mag niet binnen zes maanden na het begin van het boekjaar schriftelijk bezwaar hebben gemaakt.
• Tussenholding (art. 2:408 BW). Een tussenholding hoeft niet te consolideren als haar cijfers al zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een hoger groepshoofd, mits aan de deponeringsvoorwaarden is voldaan.
• Verwaarloosbare betekenis (art. 2:407 lid 1 BW). Een groepsmaatschappij die voor het geheel van verwaarloosbare betekenis is, mag buiten de consolidatie blijven.

Deze vrijstellingen hebben voorwaarden die per situatie verschillen. Stem met je accountant af welke op jouw groep van toepassing is voordat je besluit niet te consolideren. Let ook op: een vrijstelling voor de jaarrekening betekent niet dat de bank of de aandeelhouders geen geconsolideerde cijfers willen zien.

Valkuilen bij consolidatie in de boekhouding

• Intercompany-saldi die niet aansluiten. De ene maatschappij boekt een factuur in maart, de andere in april, of in een andere valuta. Dan blijft er na eliminatie een verschil staan dat nergens thuishoort. Sluit de rekening-couranten maandelijks aan in plaats van alleen bij de jaarafsluiting.
• Verschillende rekeningschema's. Zonder een gemeenschappelijk groepsschema is optellen handwerk dat elke periode opnieuw fouten oplevert. Leg de mapping van elk lokaal grootboek naar het groepsschema één keer vast.
• Cijfers die na aanlevering wijzigen. Een correctiejournaalpost bij een dochter nadat de consolidatie al is gedraaid, maakt de groepscijfers stilletjes onjuist. Sluit perioden af voordat je consolideert.
• Tussenwinst in de voorraad vergeten. Levert de ene maatschappij met marge aan de andere en ligt die voorraad op balansdatum nog op de plank, dan zit er groepswinst in de voorraad die nog niet gerealiseerd is.
• Consolideren in Excel zonder controle. Een consolidatiesheet werkt tot er een entiteit of een rekening bijkomt. Bouw minstens een controle in die laat zien dat alle eliminaties samen op nul uitkomen.

Veelgestelde vragen over financiële consolidatie

Wat is consolidatie in de boekhouding?

Consolidatie is het samenvoegen van de boekhoudingen van een moedermaatschappij en haar dochters tot één jaarrekening voor de groep. Onderlinge transacties, onderlinge saldi en de deelnemingen worden daarbij geëlimineerd, zodat niets dubbel telt.

Wanneer moet je consolideren?

Een groepshoofd is volgens artikel 2:406 BW verplicht een geconsolideerde jaarrekening op te stellen, tenzij een vrijstelling geldt. De bekendste is de vrijstelling voor kleine groepen: activa tot € 7,5 miljoen, netto-omzet tot € 15 miljoen en minder dan 50 werknemers, waarbij je aan twee van de drie criteria moet voldoen.

Wat is het verschil tussen integraal en proportioneel consolideren?

Bij integraal consolideren neem je 100% van de dochter op en laat je het aandeel van derden apart zien als minderheidsbelang. Bij proportioneel consolideren neem je alleen je eigen percentage van elke post op. Proportioneel consolideren is alleen gebruikelijk bij joint ventures met gezamenlijke zeggenschap.

Kun je consolideren in Excel?

Voor een holding met één of twee werkmaatschappijen op hetzelfde rekeningschema kan dat. Bij meer entiteiten, meerdere valuta of maandelijkse consolidatie wordt het foutgevoelig, omdat elke nieuwe rekening of entiteit de sheet raakt en intercompany-verschillen handmatig moeten worden uitgezocht.

Van jaarlijks naar maandelijks consolideren

Veel groepen consolideren alleen voor de jaarrekening en sturen de rest van het jaar op losse entiteitscijfers. Juist maandelijkse groepscijfers laten zien waar de marge echt zit. Welke systemen dat ondersteunen, lees je in de vergelijking van business control software. Wil je weten wat automatiseren concreet oplevert, lees dan hoe je financiële consolidatie automatiseert.

In Smartbooks consolideert de groep automatisch zodra een periode in de onderliggende entiteiten is gepubliceerd. Aparte verschilrekeningen laten direct zien waar intercompany-posten of deelnemingen niet aansluiten. Bekijk hoe dat werkt op de pagina over consolidatiesoftware of plan een demo.