Intercompany transacties elimineren: de posten en de aansluiting

Intercompany transacties zijn leveringen, diensten, leningen en betalingen tussen maatschappijen van dezelfde groep, en in de geconsolideerde cijfers vallen ze volledig weg. Voor de groep is een managementfee van de holding aan een werkmaatschappij geen omzet en geen kostenpost: er is alleen geld van de ene zak naar de andere gegaan.

Het elimineren zelf is niet het werk. Het werk zit in de aansluiting, want de twee kanten van dezelfde transactie zijn bijna nooit precies gelijk. De ene entiteit boekt in maart, de andere in april, het bedrag staat in dollars, of de post belandt op een grootboekrekening die niet voor eliminatie is aangemerkt. Wat overblijft is een intercompany-verschil dat je moet verklaren voordat de groepscijfers de deur uit kunnen.

Wat zijn intercompany transacties?

Een intercompany transactie is elke boeking waarvan de tegenpartij een andere maatschappij binnen de consolidatiekring is. Dat loopt van een doorbelaste managementfee tot een rekening-courantverhouding, een interne lening, een dividenduitkering of een echte goederenlevering tussen twee werkmaatschappijen.

De term wordt in de praktijk voor twee dingen gebruikt: voor de transactie zelf en voor het saldo dat eruit voortkomt. Dat onderscheid is nuttig, want ze worden anders afgestemd. Een transactie stem je af op periode, tegenpartij en bedrag; een saldo stem je af op de stand per balansdatum. Een groep die alleen de saldi aansluit, ziet een timingverschil pas als het al in de jaarrekening zit.

Welke posten je elimineert

Bij consolidatie vallen vijf soorten onderlinge posten weg. Ze komen in bijna elke groep voor.

• Onderlinge omzet en inkoop. Een doorbelaste fee, een interne levering of doorbelaste huur. Beide kanten gaan eruit, niet het saldo.
• Onderlinge vorderingen en schulden. Rekening-courantverhoudingen en openstaande interne facturen.
• Interne leningen en de rente daarop. De lening verdwijnt van beide balansen, de rentelast valt tegen de rentebate weg.
• Dividend binnen de groep. Een uitkering van een dochter aan de moeder is voor de groep geen opbrengst.
• Ongerealiseerde tussenwinst. Levert de ene maatschappij met marge aan de andere en ligt die voorraad op balansdatum nog op de plank, dan zit er groepswinst in de voorraad die de groep nog niet heeft gerealiseerd. Die marge haal je uit de voorraadwaardering.

De eliminatie van de deelneming tegen het eigen vermogen van de dochter hoort hier niet bij. Dat is een aparte stap in de consolidatie, met een eigen verschilrekening en een eigen oorzaak als hij niet klopt. De volledige volgorde staat in het artikel over financiële consolidatie.

Zo elimineer je intercompany transacties

Eliminatie = beide kanten bruto tegenboeken, niet het saldo wegstrepen

1. Markeer per entiteit de grootboekrekeningen waarop onderlinge posten worden geboekt. Zonder aparte intercompany-rekeningen kun je niet elimineren zonder de externe posten mee te nemen.
2. Leg vast welke debiteur of crediteur in entiteit A staat voor entiteit B. Dat is de intercompany-matrix, en zonder die mapping weet een systeem niet welke factuur bij welke tegenpartij hoort.
3. Elimineer bruto. Een interne omzet van € 400.000 en een inkoop van € 400.000 haal je allebei weg. Wie alleen het saldo van nul laat staan, houdt een geconsolideerde omzet over die te hoog is.
4. Controleer dat de eliminaties per rekeninggroep op nul uitkomen. Blijft er iets staan, dan is dat per definitie een verschil en geen afrondingskwestie.
5. Werk het verschil terug naar de boeking in de bronadministratie en los het daar op, niet in de rapportage.

Rekenvoorbeeld

Een holding belast € 400 aan managementfee door aan werkmaatschappij A en heeft daarvan € 120 nog openstaan. Alle bedragen in duizenden euro's.

Post	Holding	A	Eliminatie	Groep
Omzet derden	–	2.500	–	2.500
Omzet managementfee	400	–	−400	0
Kosten managementfee	–	−400	+400	0
Overige kosten	−350	−1.900	–	−2.250
Resultaat	50	200	0	250
Vordering op A	120	–	−120	0
Schuld aan holding	–	120	−120	0

Het groepsresultaat van 250 is gewoon 50 plus 200: de eliminatie raakt het resultaat niet. De omzet wel. Zonder eliminatie zou de geconsolideerde omzet 2.900 zijn in plaats van 2.500, een overdrijving van 16 procent op de post waar de bank en de aandeelhouder het eerst naar kijken. Dat is de reden om bruto te elimineren in plaats van het saldo te laten staan.

Wanneer de aansluiting niet klopt

Blijft er na eliminatie een bedrag staan, dan zijn er in de praktijk vier oorzaken, en ze vragen om vier verschillende acties.

• Timingverschil. De ene entiteit boekt de factuur in de ene periode, de tegenpartij in de volgende. Vaak hoeft er niets te gebeuren, maar je moet kunnen aanwijzen welke boeking het is.
• Rekening niet aangemerkt. De boeking bestaat aan beide kanten, maar staat bij een van de twee op een rekening die niet voor eliminatie is ingericht. Herrubriceren lost het op.
• Tegenboeking ontbreekt. De tegenpartij heeft de factuur nooit geboekt. Dat is een echte fout in de administratie en hoort daar te worden gecorrigeerd.
• Koersverschil. Boeken de twee entiteiten in verschillende valuta, dan sluit het bedrag per definitie niet aan op de cent. Hoe je dat verschil verwerkt, staat in het artikel over verrekening van koersverschillen.

Smartbooks maakt dat verschil expliciet. Rekeningen die voor eliminatie zijn aangemerkt worden automatisch gematcht op periode, tegenpartij en bedrag, en wat niet op nul uitkomt verschijnt als een aparte regel IC Difference in de winst-en-verliesrekening of op de balans. Vanaf die regel klik je door naar de onderliggende boekingen in de bronentiteit. De matching gaat ook een-op-veel en veel-op-veel, en kijkt een periode voor en een periode na de boeking, zodat een post die in de ene entiteit over meerdere journaalregels is gesplitst of een periode later valt, als gedeeltelijk gematcht wordt gemeld in plaats van als fout.

Valkuilen

• Netto elimineren. Het saldo is nul, dus het lijkt te kloppen. De geconsolideerde omzet en de kosten zijn dan allebei te hoog, en elke marge-analyse erop is onbruikbaar.
• Geen aparte rekeningen voor onderlinge posten. Staan interne en externe posten op dezelfde grootboekrekening, dan is elimineren handwerk. Hoe je dat splitst, staat in het artikel over het splitsen van grootboekrekeningen.
• Alleen bij de jaarafsluiting aansluiten. Een verschil van elf maanden oud is niet meer te reconstrueren. Sluit maandelijks aan, als vast onderdeel van de maandafsluiting.
• Elimineren op het verkeerde niveau. In een structuur met subconsolidaties moet een onderlinge post tussen twee dochters van dezelfde tussenholding al in die subconsolidatie wegvallen, en niet pas bovenin de groep.
• Het verschil in de rapportage repareren. Een correctie in het rapport lost het dit kwartaal op en komt het volgende kwartaal terug. De fout zit in de bronadministratie, en daar hoort hij ook te worden opgelost.

Veelgestelde vragen over intercompany transacties

Wat zijn intercompany transacties?

Het zijn transacties tussen maatschappijen die tot dezelfde groep horen: onderlinge leveringen, doorbelaste kosten, leningen, rente en dividend. In de enkelvoudige jaarrekening van elke entiteit staan ze gewoon, in de geconsolideerde cijfers worden ze geëlimineerd omdat de groep niet met zichzelf kan handelen.

Wat is intercompany eliminatie?

Intercompany eliminatie is het wegboeken van onderlinge posten bij het consolideren. Dat gebeurt bruto: zowel de opbrengst bij de ene entiteit als de kosten bij de andere gaan eruit, en hetzelfde geldt voor de vordering en de schuld.

Waarom sluiten intercompany saldi niet aan?

In de meeste gevallen door een timingverschil, een ontbrekende tegenboeking, een boeking op een rekening die niet voor eliminatie is ingericht, of een koersverschil tussen twee valuta. De eerste stap is altijd terug naar de journaalpost in de bronadministratie.

Moet je intercompany transacties ook elimineren bij een belang onder de 100 procent?

Ja. Bij integrale consolidatie neem je de dochter volledig op, dus vallen de onderlinge posten ook volledig weg. Het aandeel van derden komt apart als minderheidsbelang op de geconsolideerde balans en verandert niets aan de eliminatie zelf.

Van verschil naar sluitende groepscijfers

Een groep die onderlinge posten maandelijks afstemt, heeft bij de jaarafsluiting geen discussie meer over de eliminatie. Dat vraagt drie dingen: aparte rekeningen voor onderlinge posten, een vastgelegde tegenpartij per relatie, en een controle die laat zien dat de eliminaties op nul sluiten. Wat dat aan doorlooptijd oplevert, staat in het artikel over het automatiseren van financiële consolidatie. Hoe het in een systeem werkt, lees je op de pagina over consolidatiesoftware.