Afschrijving berekenen: formule, methoden en rekenvoorbeeld

Afschrijving berekenen doe je door de aanschafwaarde minus de restwaarde te delen door de verwachte levensduur in jaren: afschrijving per jaar = (aanschafwaarde − restwaarde) ÷ levensduur. Een machine van € 120.000 met een restwaarde van € 15.000 en een levensduur van zeven jaar kost zo € 15.000 per jaar, of € 1.250 per maand.

Voor een controller is dat bedrag meer dan een boekingsregel. De afschrijving is de grootste kostenpost die niemand betaalt: ze verlaagt het resultaat zonder dat er geld weggaat, ze bepaalt de boekwaarde waarop een financier zijn ratio's beoordeelt, en ze is het enige getal in de jaarrekening dat volledig op een eigen schatting rust. Wie de afschrijving berekent met een levensduur die twee jaar te lang is, laat jarenlang te veel winst zien en loopt bij vervanging tegen een boekverlies op dat niemand had begroot.

Wat is afschrijving?

Afschrijving is het toerekenen van de aanschafkosten van een bedrijfsmiddel aan de jaren waarin je het gebruikt. Je betaalt de machine in één keer, maar hij levert zeven jaar prestatie; de kosten horen daarom in die zeven jaar en niet in de maand van de factuur. Drie grootheden bepalen samen de uitkomst:

• Aanschafwaarde: de aanschaffings- of voortbrengingskosten, inclusief alles wat nodig was om het middel bedrijfsklaar te krijgen — transport, installatie, montage en niet-verrekenbare btw.
• Restwaarde: de opbrengst die je aan het eind van de levensduur nog verwacht, na aftrek van verwijderings- of verkoopkosten.
• Levensduur: de periode waarin het middel economisch nut heeft. Economisch, niet technisch: een vrachtwagen die na acht jaar nog rijdt maar niet meer aan de emissie-eisen voldoet, is economisch eerder op.

Alleen bedrijfsmiddelen met een meerjarig nut gaan op de balans. Grond schrijf je niet af, omdat gebruik de waarde niet verbruikt. Voor immateriële activa heet dezelfde systematiek amortisatie; de rekenwijze is identiek.

De formule om de afschrijving te berekenen

Je kunt de afschrijving berekenen per jaar, per maand of per gebruikte eenheid. De rekenwijze is dezelfde, alleen de noemer verschilt.

Afschrijving per jaar = (aanschafwaarde − restwaarde) ÷ levensduur in jaren

Afschrijvingspercentage = afschrijving per jaar ÷ aanschafwaarde × 100

1. Bepaal de aanschafwaarde inclusief alle kosten tot ingebruikname. Onderhoud en reparaties horen daar niet bij: die zijn kosten van het jaar zelf.
2. Schat de restwaarde. Verwacht je geen opbrengst van betekenis, zet hem dan op nul; reken nooit een restwaarde in die je niet kunt onderbouwen met een markt of een contract.
3. Kies de levensduur en leg de onderbouwing vast in de waarderingsgrondslagen.
4. Deel het af te schrijven bedrag door de levensduur, en daarna door twaalf voor de maandlast. Begin in de maand van ingebruikname, niet in de maand van de factuur.
5. Herzie de schatting zodra het gebruik verandert. Je past dan de resterende jaren aan met de huidige boekwaarde als nieuw vertrekpunt — het verleden corrigeer je niet.

De restwaarde berekenen is het onderdeel waar de meeste schattingsfouten zitten. Voor auto's en vrachtwagens bestaat een markt met prijslijsten, voor machines zelden. Een bruikbare ondergrens is de verwachte opbrengst bij verkoop aan een handelaar, minus de kosten van demontage en transport.

Rekenvoorbeeld: een afschrijvingsstaat over de levensduur

Een productiebedrijf koopt in januari een machine voor € 120.000, verwacht hem zeven jaar te gebruiken en daarna voor € 15.000 te kunnen verkopen. Het af te schrijven bedrag is € 105.000, de jaarlast € 15.000 en het afschrijvingspercentage 12,5% van de aanschafwaarde.

Jaar	Afschrijving	Cumulatief	Boekwaarde einde jaar
1	€ 15.000	€ 15.000	€ 105.000
2	€ 15.000	€ 30.000	€ 90.000
3	€ 15.000	€ 45.000	€ 75.000
4	€ 15.000	€ 60.000	€ 60.000
5	€ 15.000	€ 75.000	€ 45.000
6	€ 15.000	€ 90.000	€ 30.000
7	€ 15.000	€ 105.000	€ 15.000

De boekwaarde eindigt op de restwaarde van € 15.000 en niet op nul. Dat is het sluitstuk waarop je de staat controleert. Verkoop je de machine in jaar zeven voor € 11.000, dan is het verschil van € 4.000 geen afschrijving maar een boekverlies op desinvestering, dat apart in het resultaat hoort.

Lineair of degressief afschrijven?

Lineair afschrijven verdeelt het bedrag gelijk over de jaren. Je kunt de afschrijving ook degressief berekenen: elk jaar een vast percentage van de boekwaarde, waardoor de last vooraan hoog is en daarna afneemt. Met 25% van de boekwaarde is de last in dit voorbeeld € 30.000 in jaar één, € 22.500 in jaar twee en € 16.875 in jaar drie.

• Lineair bij middelen die gelijkmatig slijten en gelijkmatig renderen: gebouwen, inventaris, installaties. Het is de standaard in de Nederlandse jaarrekening en de methode die elke lezer van je cijfers verwacht.
• Degressief bij middelen die in de eerste jaren het meeste opbrengen en snel in marktwaarde dalen, of waarvan het onderhoud juist oploopt: de som van afschrijving en onderhoud is dan over de jaren stabieler.
• Naar prestatie, per eenheid of per machine-uur, bij middelen waarvan het verbruik meetbaar is en sterk wisselt. Dit sluit het beste aan op de kostprijs, maar vraagt een registratie per machine.

Welke methode je kiest is een grondslag, geen jaarlijkse afweging. Wisselen mag alleen als het gebruikspatroon echt verandert, en dan met toelichting; anders is geen enkele vergelijking tussen jaren nog bruikbaar. Houd de afschrijving in je kostprijsberekening gelijk aan die in het grootboek: rekent de calculatie met een vervangingswaarde en de administratie met historische kosten, dan loopt de marge per definitie niet in de pas met het resultaat.

De fiscale grenzen

De jaarrekening volgt de economische levensduur, de aangifte volgt de wet. Die twee lopen uiteen, en dat verschil is geen fout.

• Maximaal 20% van de aanschafwaarde per jaar voor de meeste bedrijfsmiddelen. Fiscaal duurt afschrijven dus minstens vijf jaar, ook als het middel economisch in drie jaar op is.
• Maximaal 10% per jaar voor goodwill, dus minstens tien jaar.
• Gebouwen tot de bodemwaarde. Raakt de boekwaarde die bodem, dan stopt de fiscale afschrijving. De bodemwaarde is gekoppeld aan de WOZ-waarde; het percentage is de afgelopen jaren meermalen gewijzigd en verschilt naar rechtsvorm en gebruik, dus toets het per boekjaar.
• Versnellen kan soms juist wel. Voor investeringen die op de Milieulijst staan, geeft de Vamil ruimte voor willekeurige afschrijving. Dat is een regeling met voorwaarden en een aanmeldtermijn, geen vrije keuze.

Het verschil tussen de commerciële en de fiscale afschrijving is een tijdelijk waarderingsverschil, en daarmee vaak een latente belastingpositie. Houd twee staten bij, of één staat met twee kolommen, en leid de fiscale last nooit af uit de commerciële. Hoe je zulke grondslagen vastlegt staat in het artikel over het opstellen van de jaarrekening.

Waar de afschrijving in je rapportage terugkomt

Dezelfde staat waarmee je de afschrijving berekent, is de bron voor drie plaatsen in je cijfers — en die drie moeten op elkaar aansluiten:

• In de winst-en-verliesrekening als kostenpost van het jaar. In EBITDA zit ze per definitie niet; dat is precies het verschil tussen EBITDA en bedrijfsresultaat.
• Op de balans als cumulatieve afschrijving tegenover de aanschafwaarde. Aanschafwaarde minus cumulatief is de boekwaarde, en die moet gelijk zijn aan het slot van je staat.
• In het kasstroomoverzicht als bijtelling bij het resultaat. Ze wordt opgeteld omdat ze het resultaat heeft verlaagd zonder uitgave, niet omdat ze geld oplevert.

In Smartbooks hoef je die bijtelling niet zelf te maken: het tabblad Cash Flow in de Financial Accounts is opgezet rond de indirecte methode, waarbij de historische resultaten en balansmutaties de kasstroom berekenen. Voor de prognose plan je de vaste activa actief — investeringen en afschrijving — en laat je de liquide middelen de sluitpost zijn, zodat een investering automatisch doorwerkt in de cashflowprognose. Wil je de boekingen achter een afschrijvingsregel zien, klik dan met rechts op die regel in het rapport en kies Transactions; de filters op rekening en periode staan dan al goed.

Valkuilen bij de afschrijving

• Afschrijven vanaf de factuurdatum. De afschrijving begint bij ingebruikname. Een machine die drie maanden in de hal staat voordat hij draait, kost die drie maanden niets.
• De restwaarde op nul zetten uit gemak. Bij voertuigen en vastgoed is dat structureel te veel last, met een boekwinst bij verkoop als sluitpost — winst die uit een schattingsfout komt en niet uit de exploitatie.
• Onderhoud activeren. Alleen uitgaven die de capaciteit of de levensduur werkelijk verlengen mogen op de balans. Een revisie die de oude toestand herstelt is een kostenpost van het jaar.
• De afschrijvingsstaat los van het grootboek laten leven. Een werkblad dat niemand afstemt, loopt binnen twee jaar uiteen met de boekwaarde op de balans. Sluit hem elke maand aan op de grootboekrekening, of minstens elk kwartaal.
• Volledig afgeschreven middelen laten staan. Activa met boekwaarde nul die al jaren de deur uit zijn, houden de aanschafwaarde en de cumulatieve afschrijving kunstmatig hoog en vertekenen elke ratio op de vaste activa.

Veelgestelde vragen over afschrijving berekenen

Hoe bereken je afschrijving?

Trek de restwaarde van de aanschafwaarde af en deel de uitkomst door de levensduur in jaren. Bij € 120.000 aanschafwaarde, € 15.000 restwaarde en zeven jaar levensduur is dat € 15.000 per jaar. Voor de maandlast deel je dat bedrag door twaalf.

Hoe bereken je de jaarlijkse afschrijving in het eerste jaar?

Pro rata, vanaf de maand van ingebruikname. Gaat het middel in april in gebruik, dan neem je negen twaalfde van de jaarlast. Het restant schuift door naar het laatste jaar van de levensduur, zodat de boekwaarde precies op de restwaarde eindigt.

Wat is een gebruikelijke levensduur?

In de praktijk: drie tot vijf jaar voor ICT-apparatuur, vijf jaar voor vervoermiddelen, vijf tot tien jaar voor machines en installaties, tien jaar voor inventaris en dertig jaar of meer voor bedrijfsgebouwen. Dat zijn gewoonten, geen normen; de onderbouwing is je eigen gebruikspatroon, en de fiscale grens van 20% per jaar kan er bovenop knellen.

Mag je een investering in één keer afschrijven?

Niet als het middel meerjarig nut heeft. Veel ondernemingen hanteren wel een drempelbedrag waaronder een aanschaf direct als kosten wordt genomen; dat is een eigen grondslag die je vastlegt en consistent toepast, geen wettelijk bedrag. Fiscaal geldt daarnaast de grens van maximaal 20% per jaar.

Een afschrijvingsstaat die elke maand uit je rapportage rolt in plaats van uit een werkblad, verandert het afschrijving berekenen van een klus in een controle. Meer formules en normen uit deze reeks staan in het kenniscentrum.